Pierwsze zatrudnienie pracownika na stanowisku urzędniczym wiąże się z koniecznością skierowania takiej osoby na służbę przygotowawczą. Na czym polega ta instytucja i jak w praktyce powinna przebiegać?

Zatrudnianie pracowników samorządowych na stanowiskach urzędniczych odbywa się w drodze naboru, zazwyczaj poprzez procedurę konkursową. Jednakże wygrana w konkursie nie oznacza, że nowy pracownik otrzyma umowę o pracę na czas nieokreślony. Ustawodawca przewiduje, że osoba która po raz pierwszy podejmuje pracę w samorządowym urzędzie musi przejść dodatkową ocenę, zanim otrzyma umowę o pracę na czas nieokreślony – w tym celu została ustanowiona instytucja służby przygotowawczej.

Wymóg odbycia służby przygotowawczej dotyczy tylko pracowników samorządowych zatrudnianych na podstawie umowy o pracę na stanowiskach urzędniczych. Oznacza to, że obowiązek ten nie dotyczy pracowników zatrudnianych na stanowiskach pomocniczych i obsługi oraz pracowników zatrudnianych na stanowiskach urzędniczych na innej podstawie, niż umowa o pracę (powołanie, wybór).

Kogo dotyczy obowiązek służby przygotowawczej?

W przepisie art. 16 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych[1] przewiduje, że z osobami, które po raz pierwszy podejmują pracę w samorządowych urzędach lub biurach związków jednostek samorządu terytorialnego zawiera się umowę o pracę na czas określony, nie dłuższy niż 6 miesięcy. Przez „osobę podejmujący pierwszy raz pracę” w takich jednostkach, w rozumieniu przepisów ustawy o pracownikach samorządowych, rozumie się osobę, która spełnia łącznie dwa, następujące warunki:

  1. nie była wcześniej zatrudniona jako pracownik samorządowy na czas nieokreślony albo na czas określony, dłuższy niż 6 miesięcy oraz;
  2. nie odbyła służby przygotowawczej.

Jak przebiega służba przygotowawcza?

Przepis art. 19 ust. 1 u.p.s. zobowiązuje jednostkę zatrudniającą „nowego” pracownika samorządowego do zorganizowania dla niego służby przygotowawczej. To obowiązek pracodawcy, który realizuje się w trakcie trwania pierwszej umowy na czas określony (do 6 miesięcy). Kierownik jednostki podejmuje decyzję o zakresie służby przygotowawczej, uwzględniając zarówno poziom przygotowania nowego pracownika, jak i opinię jego bezpośredniego przełożonego. Służba ta trwa maksymalnie 3 miesiące i kończy się egzaminem. Tylko jego pozytywny wynik daje podstawę do dalszego zatrudnienia. Istnieje jednak możliwość zwolnienia z odbywania służby przygotowawczej – na wniosek przełożonego[2], jeśli pracownik posiada już odpowiednią wiedzę i umiejętności. Warto zaznaczyć, że niezależnie od zwolnienia z samej służby, egzamin i tak musi zostać zdany pozytywnie, by możliwe było kontynuowanie zatrudnienia.

Ani przepisy ustawy o pracownikach samorządowych, ani przepisy rozporządzeń wydanych na jej podstawie nie regulują szczegółowego przebiegu służby przygotowawczej. Oznacza to, że poszczególnym jednostkom samorządowym pozostawiono swobodę działania w tej sferze. Program służby przygotowawczej powinien być dostosowany do indywidualnych potrzeb jednostki w której zatrudniany jest „nowy” pracownik. Szczegółowy tryb organizacji służby oraz egzaminu może określić zarządzenie kierownika jednostki.

Co w programie służby przygotowawczej?

W ramach służby przygotowawczej nowo zatrudniony pracownik samorządowy powinien zdobyć wiedzę i umiejętności niezbędne do rzetelnego i zgodnego z prawem wykonywania obowiązków służbowych. Zakres zagadnień poruszanych podczas tego etapu zatrudnienia obejmuje przede wszystkim podstawy funkcjonowania administracji publicznej – czyli zrozumienie roli, struktury i zasad działania urzędów oraz powiązań między różnymi szczeblami samorządu terytorialnego. Pracownik musi również znać hierarchię źródeł prawa, aby potrafił właściwie interpretować i stosować przepisy – zarówno te ogólnokrajowe, jak i lokalne, uchwalane przez organy samorządu.

Kluczowe znaczenie ma również znajomość zasad ochrony danych osobowych, ponieważ urzędnicy mają codzienny dostęp do informacji wrażliwych – dotyczących mieszkańców, przedsiębiorców czy innych instytucji. Nieprzestrzeganie przepisów w tym zakresie może skutkować nie tylko odpowiedzialnością dyscyplinarną, ale i poważnymi konsekwencjami prawnymi dla jednostki samorządu. Ważna jest także umiejętność prowadzenia postępowań administracyjnych – to właśnie według procedur wynikających z Kodeksu postępowania administracyjnego wydaje się decyzje, przyjmuje wnioski i udziela informacji stronom postępowania. Dla poprawności i przejrzystości działania urzędu niezbędna jest także wiedza o zasadach dostępu do informacji publicznej oraz ochronie informacji niejawnych – z jednej strony urzędnik powinien działać transparentnie, z drugiej zaś odpowiedzialnie gospodarować danymi wymagającymi ograniczonego dostępu.

W praktyce funkcjonowania jednostki samorządowej nie sposób pominąć zagadnień finansów publicznych oraz zamówień publicznych. Pracownicy często uczestniczą w procesach planowania, wydatkowania środków lub realizacji zadań zlecanych na zewnątrz – brak podstawowej wiedzy w tym zakresie może prowadzić do nieprawidłowości lub naruszeń dyscypliny finansów publicznych. Z kolei znajomość zasad prowadzenia dokumentacji – w tym instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt – gwarantuje porządek i możliwość odtworzenia przebiegu sprawy w każdym momencie, co ma szczególne znaczenie w przypadku kontroli lub konieczności ponownego rozpatrzenia sprawy.

Wreszcie, służba przygotowawcza to także czas na rozwijanie kompetencji miękkich, takich jak umiejętność jasnej komunikacji, współpracy w zespole i profesjonalnej obsługi interesanta. Nawet najlepsza znajomość przepisów nie wystarczy, jeśli nie idzie w parze z kulturą pracy i zdolnością do budowania zaufania społecznego. Służba przygotowawcza to więc nie tylko formalność, ale realne narzędzie kształtowania nowoczesnego i odpowiedzialnego urzędnika samorządowego.

Służba przygotowawcza – czy warto ją zlecić na zewnątrz?

Wiele jednostek samorządu terytorialnego decyduje się na powierzenie realizacji służby przygotowawczej podmiotom zewnętrznym. To rozwiązanie niesie ze sobą szereg korzyści organizacyjnych i merytorycznych – szczególnie w przypadku braku własnego zaplecza kadrowego lub doświadczenia w organizacji tego procesu.

Serdecznie zapraszamy do udziału w trzydniowym intensywnym kursie online, przeznaczonym dla osób odbywających służbę przygotowawczą w jednostkach samorządu terytorialnego. Kurs odbędzie się w dniach 2–4 czerwca 2025 roku i obejmuje 24 godziny dydaktyczne.

Udział w kursie to nie tylko spełnienie ustawowego obowiązku — to także praktyczne i bezpieczne rozwiązanie organizacyjne dla jednostek samorządowych. Powierzenie przeprowadzenia służby przygotowawczej Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego oznacza:

  • odciążenie wewnętrznych zasobów urzędu – nie trzeba tworzyć programu, angażować kadry ani organizować egzaminu teoretycznego;
  • gwarancję zgodności z przepisami ustawy o pracownikach samorządowych oraz aktualnymi wymaganiami programowymi;
  • profesjonalną obsługę kadrową i merytoryczną – kurs prowadzi zespół ośmiu ekspertów i praktyków, z wieloletnim doświadczeniem w administracji publicznej;
  • natychmiastową gotowość do realizacji – ponad 60 przeprowadzonych edycji szkolenia daje Państwu pewność jakości, skuteczności i dopracowanej organizacji;
  • możliwość pełnej interakcji online – uczestnicy mogą zadawać pytania i rozwiązywać bieżące wątpliwości z trenerami w czasie rzeczywistym;
  • kompleksowe przygotowanie nowych urzędników – od prawa administracyjnego i RODO, przez finanse i zamówienia publiczne, po komunikację interpersonalną.

Szkolenie kończy się testem sprawdzającym wiedzę, a jego wynik wraz z zaświadczeniem potwierdzającym teoretyczne zaliczenie służby przygotowawczej przekazywany jest bezpośrednio do jednostki kierującej pracownika.

Więcej informacji oraz formularz zgłoszeniowy znajdą Państwo na tej stronie.

Jakub Dorosz-Kruczyński

 

[1] Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1135).

[2] Przepis ten należy interpretować w ten sposób, że chodzi o bezpośredniego przełożonego – kierownika jednostki organizacyjnej urzędu/biura w której zatrudniony jest „nowy” pracownik.