Podpisy i dokumenty elektroniczne w praktyce urzędnika od podstaw prawnych po samodzielną weryfikację podpisów oraz rozwiązywanie najczęstszych problemów w obiegu elektronicznym dokumentów

Stosowanie podpisów i dokumentów elektronicznych to codzienna praktyka urzędnicza, która mimo obowiązujących przepisów (eIDAS, KPA, ustawa o usługach zaufania) wciąż rodzi wiele wątpliwości i obaw przed błędem. Niepoprawna weryfikacja podpisu, błędna ocena ważności certyfikatu czy brak wiedzy, jak traktować różne formaty plików (PDF, XML, ASiC), mogą prowadzić do nieuzasadnionego odrzucenia dokumentu lub przyjęcia pisma wadliwego prawnie. Szkolenie ma charakter praktycznego warsztatu. Podczas spotkania przeanalizujemy:
- Rodzaje podpisów i ich skutki prawne – praktyczne różnice między podpisem kwalifikowanym, zaufanym, osobistym oraz zaawansowanym i zasady ich właściwego doboru.
- Dokument elektroniczny od kuchni – praca na formatach PDF, XML i ASiC, stosowanie pieczęci elektronicznej, znaczników czasu oraz obsługa UPO.
- Weryfikację podpisów krok po kroku – sprawdzanie integralności pliku, identyfikacja osoby podpisującej, weryfikacja certyfikatów i interpretacja statusu weryfikacji.
- Rozwiązywanie problemów i najczęstsze błędy – postępowanie przy unieważnionych certyfikatach, dokumentach podpisanych wielokrotnie czy problemach z odczytem plików.
 

• Nauczysz się bezbłędnie rozróżniać rodzaje podpisów elektronicznych (kwalifikowany, zaufany, osobisty, zaawansowany) i właściwie oceniać ich skutki prawne w KPA.
• Opanujesz umiejętność samodzielnej weryfikacji podpisów krok po kroku, korzystając z ogólnodostępnych narzędzi i poprawnie interpretując statusy weryfikacji.
• Bezstresowo przeanalizujesz dokumenty w różnych formatach (PDF, XML, ASiC), sprawnie oceniając ich ważność, znaczniki czasu oraz dowody doręczenia (UPO).
• Unikniesz kosztownych błędów proceduralnych, chroniąc urząd przed nieuzasadnionym odrzuceniem prawidłowego dokumentu lub przyjęciem pisma wadliwego.
• Dowiesz się, jak reagować na trudne sytuacje w obiegu elektronicznym, takie jak wygasłe certyfikaty, podpisy wielokrotne czy błędy w plikach.
• Zyskasz gotowe wskazówki i dobre praktyki, które natychmiast przełożysz na bezpieczną i sprawną pracę w kancelarii, EZD, ePUAP czy e-Doręczeniach.
• Skonsultujesz własne wątpliwości z codziennej praktyki urzędowej bezpośrednio z doświadczoną koordynatorką EZD RP i audytorką bezpieczeństwa informacji.

Szkolenie skierowane jest do osób, które w swojej pracy mają kontakt z dokumentami elektronicznymi oraz odpowiadają za ich przyjmowanie, analizę, obsługę lub weryfikację, w szczególności:
- pracowników urzędów administracji rządowej i samorządowej,
- pracowników kancelarii, punktów kancelaryjnych i biur podawczych,
- pracowników sekretariatów oraz komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za obieg dokumentów,
- osób obsługujących elektroniczną skrzynkę podawczą, ePUAP i e-Doręczenia,
- pracowników działów organizacyjnych, prawnych, kontroli i audytu,
- osób odpowiedzialnych za archiwizację i zarządzanie dokumentacją elektroniczną,
- pracowników jednostek organizacyjnych realizujących zadania w formie elektronicznej,
- wszystkich osób, które weryfikują podpisy elektroniczne lub podejmują decyzje na podstawie dokumentów elektronicznych.
Szkolenie będzie szczególnie przydatne dla osób, które chcą uporządkować i usystematyzować wiedzę z zakresu podpisów elektronicznych, poznać praktyczne zasady oceny dokumentów elektronicznych oraz nauczyć się samodzielnie weryfikować podpisy elektroniczne w codziennej pracy.

Specjalistka z ponad 15-letnim doświadczeniem w administracji publicznej, Główny Koordynator EZD RP w Starostwie Powiatowym w Pile. Od lat zajmuje się praktycznym stosowaniem przepisów dotyczących cyfryzacji administracji, elektronicznego obiegu dokumentów oraz usług zaufania. Na co dzień pracuje z dokumentami elektronicznymi, podpisami elektronicznymi, e-Doręczeniami oraz systemem EZD, wspierając urzędy w skutecznym wdrażaniu i realizacji procesów cyfrowych. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu doskonale zna wyzwania, z jakimi mierzą się pracownicy administracji podczas obsługi i weryfikacji dokumentów elektronicznych. Posiada doświadczenie w obszarze KPA, usług zaufania, ochrony danych osobowych (RODO), bezpieczeństwa informacji oraz elektronicznego zarządzania dokumentacją. Jest również Audytorem Wewnętrznym ISO/IEC 27001, co pozwala jej spojrzeć na zagadnienia związane z dokumentami elektronicznymi nie tylko od strony formalnoprawnej, ale także bezpieczeństwa i zarządzania ryzykiem. W pracy szkoleniowej stawia przede wszystkim na praktykę. Zamiast skupiać się wyłącznie na przepisach, pokazuje uczestnikom, jak prawidłowo interpretować dokumenty elektroniczne, weryfikować podpisy oraz rozwiązywać rzeczywiste problemy pojawiające się w codziennej pracy urzędu. Szkolenia prowadzi w sposób przystępny i angażujący, opierając je na przykładach, kazusach oraz doświadczeniach wyniesionych z wieloletniej praktyki zawodowej. Uczestnicy otrzymują nie tylko wiedzę o tym, co mówią przepisy, ale przede wszystkim dowiadują się, jak stosować je w praktyce i jak unikać błędów, które mogą prowadzić do nieprawidłowej oceny dokumentów elektronicznych lub podpisów elektronicznych.