Dotacje dla NGO pod kontrolą. Jak prawidłowo kontrolować, rozliczać i zamykać zadania publiczne w jst?

Prawidłowe rozliczenie dotacji to nie tylko sprawdzenie, czy organizacja wykorzystała przekazane środki. To proces, który wymaga odpowiedniego zaplanowania, właściwego udokumentowania i oceny zarówno merytorycznej realizacji zadania, jak i prawidłowości wykorzystania środków publicznych. Dla JST szczególnie istotne jest ustalenie, co, kiedy i w jaki sposób należy sprawdzić, jakie dokumenty powinny znaleźć się w aktach sprawy, kiedy przeprowadzić kontrolę oraz jak postępować w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości.

Szkolenie pozwoli uporządkować cały proces – od zakończenia realizacji zadania i złożenia sprawozdania, przez jego weryfikację i kontrolę, aż po ostateczne rozliczenie dotacji oraz ewentualne dochodzenie jej zwrotu.

Uczestnicy poznają praktyczny sposób organizowania procesu kontroli i rozliczania zadań publicznych, tak aby działania JST były zgodne z przepisami, odpowiednio udokumentowane i możliwe do wykazania w przypadku kontroli zewnętrznej.

Dzięki szkoleniu uczestnicy:

• uporządkują cały proces rozliczania zadania publicznego – od otrzymania sprawozdania przez jego weryfikację aż po zamknięcie zadania;
• dowiedzą się, co i w jakim zakresie należy kontrolować – zarówno w zakresie merytorycznej realizacji zadania, jak i finansowego wykorzystania dotacji;
• poznają różnice pomiędzy kontrolą a sprawdzeniem sprawozdania i dowiedzą się, jak prawidłowo zaplanować oba działania;
• dowiedzą się, kiedy i w jakich sytuacjach warto przeprowadzić kontrolę w trakcie realizacji zadania, a kiedy kontrolę po jego zakończeniu;
• poznają zasady dokumentowania czynności kontrolnych – tak aby ustalenia kontroli były jasne, kompletne i możliwe do obrony; dowiedzą się, kto może przeprowadzać kontrolę i jak prawidłowo przygotować upoważnienie;
• nauczą się identyfikować nieprawidłowości dotyczące zarówno realizacji zadania, jak i wykorzystania dotacji;
• poznają zasady postępowania w przypadku konieczności zwrotu dotacji;
• uporządkują wiedzę dotyczącą terminów związanych z rozliczaniem dotacji i zamknięciem roku budżetowego.

1. Podstawa prawna dotycząca rozliczania zadań publicznych. Jakie etapy należy podjąć przy rozliczaniu?
2. Termin rozliczenia dotacji w tym zamknięcie roku budżetowego;
3. Jak wygląda kontrola dotacji? Czy każde zadanie należy skontrolować?
4. Formy kontroli - kontrola w trakcie i po zakończeniu realizacji zadania;
5. Terminy przeprowadzenia kontroli. Kontrola a sprawdzenie sprawozdania;
6. Kto powinien przeprowadzać kontrole? Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli;
7. Dokumenty dotyczące kontroli: przygotowanie zawiadomienia o kontroli, upoważnienie, program/zakres kontroli, protokół lub dokumentacja ustaleń kontroli, dokumenty i dowody potwierdzające ustalenia, wystąpienie pokontrolne i zalecenia; dokumentowanie wyjaśnień składanych przez organizację, przechowywanie dokumentacji kontroli.
8. Jakie punkty kontrolować: merytoryczne elementy zadania, kwestie finansowe rozliczenia dotacji.
9. Zwrot dotacji udzielonych przez samorząd terytorialny organizacjom pozarządowym w trybie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
10. Podsumowanie szkolenia

• pełnomocnicy ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi;
• pracownicy urzędów gmin, miast, powiatów i urzędów marszałkowskich;
• pracownicy wydziałów i referatów współpracujących z NGO;
• osoby odpowiedzialne za udzielanie i rozliczanie dotacji;
• pracownicy zajmujący się kontrolą realizacji zadań publicznych;
• osoby przygotowujące konkursy ofert i umowy z organizacjami pozarządowymi;
• osoby odpowiedzialne za sprawozdawczość i zamykanie zadań publicznych.

administratywista, ukończył Wydział Prawa i Administracji na Uniwersytecie Kardynała Stefana Wyszyńskiego, od ponad 12 lat pracuje w urzędach samorządowych (m.in. w Urzędzie Miasta Stołecznego Warszawy, Urzędzie Miasta Płocka) i rządowych (Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie, Narodowy Instytut Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego). Aktualnie pełnomocnik wójta gminy Zbuczyn ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi.

Od ponad 25 lat aktywnie działa w sektorze pozarządowym. Szkoli w całej Polsce przedstawicieli organizacji pozarządowych i urzędów z ofert realizacji zadań publicznych, pozyskiwania środków, prowadzenia organizacji, ochrony danych osobowych, zmian w prawie, wprowadzania narzędzi partycypacyjnych oraz jak prowadzić organizacje w szczególności koła gospodyń wiejskich. Pracuje w szkole policealnej, gdzie prowadzi zajęcia na kierunku technik administracji. Fundator i specjalista Fundacji Instytut ART.

Pełni również funkcje w ciałach dialogu społecznego. Jest członkiem Krajowej Rady Działalności Pożytku Publicznego, członkiem Społecznego Zespołu Ekspertów przy Prezesie Urzędu Ochrony Danych Osobowych, członkiem prezydium Komisji Dialogu Społecznego ds. Edukacji przy urzędzie m.st. Warszawy, członkiem Rady Metropolitalnej, współprzewodniczącym Mazowieckiej Rady Działalności Pożytku Publicznego przy Marszałku Województwa Mazowieckiego, byłym przewodniczącym, a obecnie sekretarzem Konwentu Wojewódzkich Rad Działalności Pożytku Publicznego.