Postępowanie administracyjne od wszczęcia po wydanie decyzji z uwzględnieniem e-doręczeń - zajęcia praktyczne

Szkolenie pokazuje praktyczne zastosowanie przepisów w codziennej pracy urzędu, ze szczególnym uwzględnieniem współdziałania e-doręczeń, ePUAP, poczty elektronicznej, usług elektronicznych oraz systemów EZD. Poszczególne zagadnienia zostaną omówione na podstawie kompleksowego kazusu prowadzonego od momentu wpływu podania do skutecznego doręczenia decyzji administracyjnej.

Nabycie umiejętności:

• oceny skuteczności dokumentu wniesionego elektronicznie i prawidłowego ustalenia daty wpływu oraz wszczęcia postępowania,
• prawidłowej weryfikacji podpisu elektronicznego i dokumentowania wyniku weryfikacji,
• doboru właściwego kanału komunikacji ze stroną (e-doręczenia, ePUAP, poczta elektroniczna) po zmianach obowiązujących od 1 stycznia 2026 r.,
• ustalania daty skutecznego doręczenia i dokumentowania tej czynności bez ryzyka podważenia decyzji,
• przygotowania, podpisania i wysłania elektronicznego rozstrzygnięcia oraz włączenia dowodu doręczenia do akt,
• kontroli kompletności akt sprawy przed jej zakończeniem.

1. Elektroniczny wpływ dokumentu i wszczęcie postępowania:
   • jakimi drogami może wpłynąć dokument do organu i jakie skutki wywołuje wybór kanału?
   • e-doręczenia, ePUAP, formularze elektroniczne, poczta elektroniczna oraz dokument dostarczony na nośniku,
   • dokument elektroniczny, załącznik, skan i odwzorowanie cyfrowe – czego nie wolno ze sobą mylić?
   • ustalenie daty wpływu, nadawcy oraz momentu wszczęcia postępowania,
   • podpis elektroniczny, zaufany i osobisty oraz skutki braku właściwego podpisu,
   • wezwanie do uzupełnienia braków dokumentu wniesionego elektronicznie,
   • jak zachować oryginalny dokument, jego metadane i potwierdzenie wpływu?
2. Prowadzenie i dokumentowanie sprawy w środowisku elektronicznym:
   • dokument elektroniczny w aktach sprawy: oryginał, kopia, wydruk i wizualizacja,
   • weryfikowanie podpisów, pieczęci i certyfikatów oraz dokumentowanie wyniku weryfikacji,
   • akta sprawy prowadzone elektronicznie i tradycyjnie a dokumenty występujące w różnej postaci,
   • metryka sprawy, adnotacje, notatki służbowe i logi systemowe,
   • dokumentowanie rozmów telefonicznych, wiadomości e-mail i czynności, wykonanych poza systemem,
   • elektroniczne dowody i załączniki: kompletność, integralność i możliwość ich późniejszego odczytania,
   • udostępnianie stronie akt zawierających dokumenty elektroniczne,
   • najczęstsze błędy powodujące, że z akt nie można odtworzyć rzeczywistego przebiegu postępowania.
3. Elektroniczna komunikacja ze stroną i skuteczne doręczenia:
   • jak ustalić właściwy kanał wysłania pisma?
   • adres do doręczeń elektronicznych i jego sprawdzanie w Bazie Adresów Elektronicznych,
   • Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego i Publiczna Usługa Hybrydowa,
   • miejsce ePUAP i poczty elektronicznej w komunikacji z urzędem po zmianach obowiązujących od 1 stycznia 2026 r.,
   • elektroniczne wezwania, zawiadomienia i inne pisma procesowe,
   • dowód wysłania, dowód otrzymania i ustalenie daty skutecznego doręczenia,
   • nieodebranie korespondencji elektronicznej i skutek doręczenia po upływie terminu,
   • doręczenia stronie, pełnomocnikowi i podmiotom publicznym,
   • błędy w doręczeniu, które mogą podważyć skuteczność czynności lub decyzji.
4. Elektroniczne zakończenie postępowania:
   • decyzja i postanowienie jako dokument elektroniczny,
   • kto i w jaki sposób podpisuje rozstrzygnięcie?
   • oryginał elektroniczny, jego wizualizacja oraz wydruk przekazywany w ramach usługi hybrydowej,
   • prawidłowe wysłanie rozstrzygnięcia i włączenie dowodu doręczenia do akt,
   • wniesienie odwołania drogą elektroniczną,
   • dokumentowanie ostateczności i wykonalności decyzji,
   • kontrola kompletności dokumentacji przed zakończeniem sprawy,
   • kazus podsumowujący: jedna sprawa od elektronicznego podania do skutecznie doręczonej decyzji.
5. Odpowiedzi na pytania.

pracownicy administracji publicznej prowadzący postępowania administracyjne i mający kontakt z dokumentacją elektroniczną – w szczególności osoby, które znają już podstawy k.p.a. i chcą przełożyć te zasady na praktykę prowadzenia sprawy w środowisku elektronicznym.

ekspertka w zakresie elektronizacji postępowań administracyjnych, zarządzania dokumentacją i wdrażania systemów klasy EZD. Posiada 35 letnie doświadczenie w administracji rządowej oraz ponad 18 lat praktyki we wdrażaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją i współpracy z administracją samorządową. Jako analityczka biznesowa i koordynatorka wdrożeń łączy wymagania prawne, kancelaryjne i organizacyjne z praktyką prowadzenia spraw w środowisku elektronicznym. Specjalizuje się m.in. w dokumentach i podpisach elektronicznych, e-doręczeniach, aktach elektronicznych i hybrydowych oraz tworzeniu procedur obiegu dokumentów. Nauczycielka akademicka, trenerka i autorka publikacji dotyczących cyfryzacji administracji.