Zadania koordynatora czynności kancelaryjnych – wymagania formalne, wskazówki praktyczne

Od 2011 roku instrukcja kancelaryjna nakłada na kierowników urzędów obowiązek wyznaczenia koordynatora czynności kancelaryjnych. W praktyce rola ta często ogranicza się jednak do zapisu w zarządzeniu, bez realnego nadzoru nad postępowaniem z dokumentacją. Zdarza się również, że koordynator w ogóle nie został powołany. Tymczasem, nawet w tradycyjnym systemie papierowym urzędnicy popełniają błędy. Zadaniem koordynatora jest ich identyfikowanie oraz inicjowanie usprawnień. Funkcja ta staje się wręcz kluczowa w dobie cyfryzacji – podczas wdrażania systemów klasy EZD oraz przechodzenia na rezygnację z papieru („pełne EZD”). Koordynator zapewnia niezbędny nadzór merytoryczny nad codzienną pracą w systemie teleinformatycznym, stanowiąc realne wsparcie dla kierownictwa i pracowników oraz gwarantując sprawny i zgodny z prawem obieg dokumentów.

Zapraszamy na szkolenie, podczas którego dowiedzą się Państwo, jak w praktyce realizować zadania koordynatora czynności kancelaryjnych, skutecznie eliminować błędy w obiegu dokumentacji oraz sprawnie przygotować urząd do wdrożenia EZD.

Szkolenie pomoże:
• „reaktywować” rolę koordynatora – jeśli został formalnie wyznaczony, lecz nie realizuje swoich zadań w praktyce,
• wybrać odpowiednią osobę do tej funkcji – jeśli urząd jej nie wyznaczył lub planuje zmianę na tym stanowisku,
• odpowiedzieć na pytanie, dlaczego funkcję tę powierza się archiwiście oraz czy może ją pełnić inna osoba,
• wprowadzić koordynatora w zakres jego bieżących i okresowych obowiązków,
• wskazać obszary wymagające nadzoru w punkcie kancelaryjnym, komórkach organizacyjnych oraz w systemie klasy EZD,
• określić zakres przygotowań do przejścia na „pełne” EZD.

Koordynatorzy czynności kancelaryjnych (obecni i kandydaci), osoby, które pełnią ważne funkcje w procesie organizacji urzędu i zarządzania dokumentacją:
• Kierownik podmiotu, Zastępca, Sekretarz. 
• Osoba odpowiedzialna za sprawy organizacyjne i administracyjne.
• Osoba z punktu kancelaryjnego/sekretariatu.
• Archiwista.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją z ponad 20-letnim doświadczeniem w pracy w Urzędzie Miasta Siemianowice Śląskie. Ekspertka w zakresie tradycyjnego i elektronicznego obiegu dokumentów (EZD), zarządzania kancelarią oraz archiwizacji. Jako wieloletni koordynator czynności kancelaryjnych i administrator merytoryczny, koordynowała wdrożenie systemu EZD, prowadziła codzienny helpdesk dla urzędników oraz z sukcesem przeprowadziła dwie kompleksowe reorganizacje urzędu. Współtworzyła ogólnopolskie przepisy – uczestniczyła w pracach zespołu roboczego MSWiA ds. opracowania przełomowej instrukcji kancelaryjnej z 2011 roku, a także w projektach SEKAP i SEKAP2. Od 2024 roku specjalizuje się w audytach przedwdrożeniowych oraz kompleksowym przygotowaniu JST do wdrożenia systemów klasy EZD. Doświadczona trenerka i prelegentka, która w swoich szkoleniach stawia na praktykę, realne przykłady i „dobre praktyki” w administracji samorządowej.