II. Nowa ustawa Prawo zamówień publicznych w kontekście wewnętrznych procedur – analiza porównawcza do obecnych przepisów.
III. Szczegółowe regulacje dot. zamówień publicznych – zakres niezbędnych zapisów:
1) Planowanie zamówień w ujęcie organizacyjnym:
• Plan postępowań – cel oraz zasady tworzenia i zarządzania.
• Analiza potrzeb i wymagań zamawiającego.
• Wstępne konsultacje rynkowe oraz rozeznanie rynku w zakresie planowanych dostaw, usług i robót budowlanych.
2) Przygotowanie postępowania:
• Etapy przygotowania postępowania.
• Podział zadań w strukturze organizacyjnej.
• Decyzyjność i odpowiedzialność.
3) Wewnętrzne regulacje w zakresie zamówień wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy:
• Paradoks nowego PZP: zamówienia wyłączone z obowiązku stosowania ustawy a stosowanie ustawy.
• Zamówienia bagatelne – definicja na gruncie nowej ustawy, nowe obowiązki w zakresie ogłaszania zamówienia.
• Zastosowanie Prawa Cywilnego dla zamówień wyłączonych z PZP.
• Przykładowa ścieżka postępowania dla zamówień wyłączonych, z uwzględnieniem zasad ofertowania (forma ofert, tryb oraz zasady składania) i zawierania umów w zakresie zamówień publicznych.
• Jak określić rygor procedur w odniesieniu do wartości lub przedmiotu zamówienia?
• Procedury wewnętrzne a wytyczne dot. zamówień publicznych realizowanych ze środków zewnętrznych (np. w ramach funduszy unijnych).
4) Zamówienia wyłączone do progów unijnych w zakresie działalności badawczej i rozwojowej, kulturalnej, oświatowej oraz rewitalizacji.
5) Nowe zasady udzielania zamówień poniżej progów unijnych:
• Tryb podstawowy w trzech wariantach – ofertowy, negocjacyjny, ofertowo-negocjacyjny.
• Niezbędne regulacje dla trybu podstawowego ofertowego.
• Warianty negocjacyjne – zasady stosowania, kto i kiedy prowadzi negocjacje.
• Czego nowa ustawa PZP nie określa dla wariantów trybu podstawowego.
• Negocjacje bez ogłoszenie oraz tryb zamówienia z wolnej ręki dla zamówień poniżej progów unijnych – ścieżka postępowania, wskazówki do regulacji wewnętrznych.
6) Zamówienia powyżej progów unijnych – przegląd zmian z uwzględnieniem obszarów niezbędnych do uregulowania wewnętrznego.
7) Komisja przetargowa oraz zespoły/osoby powołane do oceny ofert.
8) Otwarcie ofert w ujęciu wewnątrzorganizacyjnym.
9) Oferta najkorzystniejsza – jej wybór i … co dalej?
10) Regulamin wewnętrzny a elektronizacja zamówień publicznych.
11) E-faktury w zamówieniach publicznych.
12) Ewaluacja realizacji umowy jako nowe narzędzie zarządzania ryzykiem w zamówieniach publicznych.
13) Zasady dokumentowania i archiwizowania postępowania.
IV. Na marginesie zamówień publicznych – kilka istotnych wskazówek jako podsumowanie:
1) Procedury wewnętrzne w poszczególnych instytucjach jednostki samorządu terytorialnego – zasadność wdrożenia wspólnego regulaminu dla wszystkich jednostek.
2) Nieformalny cel wewnętrznych procedur.
3) Błędy i pułapki - na co zwrócić szczególną uwagę przy tworzeniu lub zmianach w regulaminach wewnętrznych.
4) Korzyści i zagrożenia płynące z wewnętrznych procedur.
5) Doskonalenie procedur – jak jest tego cel.
6) Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna.
V. Podsumowanie.
Zamówienia publiczne