Jak przygotować archiwum samorządowe i państwowe do kontroli lub audytu pod względem zasad przyjmowania, przechowywania i zabezpieczenia dokumentacji?

Podczas szkolenia zostaną omówione wymagania związane z prawidłowym przyjmowaniem, przechowywaniem i zabezpieczeniem dokumentacji archiwalnej oraz procedurą przeprowadzenia kontroli w archiwum. Spotkanie służy przede wszystkim analizie, czy jednostka prawidłowo przechowuje i zabezpiecza dokumenty, czy pracownicy archiwum wiedzą jak należy zabezpieczyć dokumentację na wypadek zdarzenia nagłego i siły wyższej.

• Analiza całego procesu prowadzenia dokumentacji od momentu wpływu lub wytworzenia pisma. Przygotowanie check listy, która posłuży przygotowaniu się instytucji – archiwum do kontroli i audytu.
• Kompleksowe zapoznanie się z problematyką funkcjonowania archiwów zakładowych i składnic akt z wymogami jakie stoją przed właścicielem archiwum.
• Poznanie zasad prowadzenia i archiwizacji dokumentacji w jednostce organizacyjnej i zasad odpowiedzialności za niezgodne z prawem postępowanie w zakresie zabezpieczenia dokumentacji.
• Nabycie praktycznych umiejętności w zakresie prowadzenia archiwum zakładowego.
• Omówienie obowiązujących trendów w zarządzaniu dokumentacją.
• Realizacja zapisów Instrukcji archiwalnej w zakresie obowiązku stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników odpowiedzialnych za archiwa zakładowe.
 

Pracownicy realizujący zadania archiwisty lub instytucji dopiero organizujący własne archiwum lub składnicę akt, zwłaszcza samorządowych podmiotów tj. szkoły, przedszkola, biblioteki, warsztaty terapii zajęciowej, ośrodki szkolno-wychowawcze, ośrodki pomocy społecznej, centra usług wspólnych, zakłady usług komunalnych i mieszkaniowych, gminne domy kultury, straż miejska i gminna, SP ZOZ-y, itp.