Tworzenie i aktualizacja wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy w jednostkach budżetowych - regulaminy, procedury, instrukcje

• Dla sprawnego zarządzania każdą organizacją niezbędne jest posiadania odpowiednich wewnętrznych regulacji prawnych.
• W trakcie szkolenia krok po kroku przeanalizujemy najważniejsze wewnętrzne dokumenty takie jak: regulamin pracy, procedura naboru, regulamin ZFŚS, regulamin wynagradzania, instrukcje dotyczące podróży służbowych. W oparciu o przykładowe dokumenty zaprezentujemy, jak tworzyć prawidłowe wewnętrzne regulacje zgodne z obowiązującymi przepisami prawa. Ekspert z wieloletnim doświadczeniem w Państwowej Inspekcji Pracy zapozna uczestników z aktualnymi rozwiązaniami prawnymi w zakresie tworzenia i stosowania wewnętrznych regulaminów, procedur, czy instrukcji, w tym zarówno postanowień o charakterze obligatoryjnym, jak i fakultatywnym.
• Podczas szkolenia możemy również dokonać analizy Państwa wewnętrznych dokumentów! Wystarczy przesłać do nas dokumenty do 5 marca na adres szkolenia@frdl.org.pl

• Zdobędziesz, uzupełnisz i uporządkujesz wiedzę w zakresie optymalnego kształtowania wewnątrzzakładowych regulacji z zakresu prawa pracy.
• Dowiesz się jak prawidłowo opracowywać i aktualizować wewnętrzne regulaminy, a dzięki temu uniknąć skutków nieprawidłowości ujawnianych w czasie ewentualnych kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy (np. PIP, RIO) i roszczeń sądowych w związku z niewłaściwym stosowaniem przepisów prawa pracy.
• Otrzymasz przykładowe wzory regulaminów, procedur i instrukcji: regulaminu pracy, procedury naboru na wolne stanowiska urzędnicze w j.s.t., regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
• Dowiesz się między innymi:
- Czy regulamin pracy może powielać przepisy powszechnie obowiązujące?
- Czy brak zgody związków zawodowych stanowi przeszkodę do wprowadzenia regulacji np. w zakresie czasu pracy u pracodawcy?
- Jakie są ograniczenia w tworzeniu świadczeń pracowniczych w regulaminie wynagradzania w jednostce budżetowej?
- Jak uniknąć klauzul dyskryminacyjnych w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych?
- Na co zwrócić szczególną uwagę przy tworzeniu procedury naboru na wolne stanowiska urzędnicze?
- W jakich aspektach może być przydatna instrukcja rozliczania podróży służbowych krajowych i zagranicznych?

1. Regulamin pracy:
• Podstawa wprowadzenia art.104 Kp i art.42 ustawy o pracownikach samorządowych.
• Postanowienia obligatoryjne regulaminu pracy:
- Prawa i obowiązki pracowników i pracodawcy, organizacja pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej.
- Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy.
- Pora nocna.
- Termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia.
- Wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom (szczególnie uciążliwych, szkodliwych i niebezpiecznych).
- Rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego.
- Wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe.
- Obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym przy pracy zdalnej.
- Przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników.
- Przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
- Informacje o karach stosowanych zgodnie z art. 108 z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.
- Informacje o celu, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu.
- Informacje o kontroli trzeźwości i obecności w organizmie pracownika substancji działa.
• Uzgadnianie treści regulaminu z partnerami społecznymi.
• Publikacja i termin wejścia w życie regulaminu pracy.
2. Regulamin wynagradzania:
• Postanowienia obligatoryjne regulaminu wynagradzania.
• Wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy w zakresie kształtowania wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń ze stosunku pracy u pracodawców samorządowych (kategorie zaszeregowania, stawki, dodatki).
• Relacja pomiędzy przepisami powszechnie obowiązującymi, a przepisami wewnętrznymi.
• Warunki przyznawania dodatków funkcyjnego i specjalnego.
• Wprowadzenie innych dodatków niż wynikające z ustawy o pracownikach samorządowych.
• Premie – uznaniowa, regulaminowa, nagrody pieniężne – analiza przykładowych postanowień.
• Czy istnieje możliwość regulacji wewnątrzzakładowej w przedmiocie dodatkowego wynagrodzenia rocznego w sferze budżetowej (przesłanki nabycia świadczenia, wysokość świadczenia, terminy wypłaty, składniki wynagrodzenia uwzględniane w podstawie naliczenia „trzynastek”, skutki przeniesienia pracowników pomiędzy pracodawcami, wpływ okresów niewykonywania pracy na zachowanie prawa do ,,trzynastki”)?
• Ograniczenia w tworzeniu świadczeń pracowniczych w regulaminie wynagradzania w j.s.t.
• Pojęcie równego traktowania pracowników w zakresie kształtowania świadczeń pieniężnych.
• Uzgadnianie treści regulaminu z partnerami społecznymi.
• Publikacja i termin wejścia w życie regulaminu pracy.
3. Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS):
• Zakres przedmiotowy regulaminu ZFŚS. Najczęstsze błędy, klauzule dyskryminacyjne.
• Wysokość odpisu podstawowego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2025 r. Czy istnieje możliwość jego kształtowania, rezygnacji z tworzenia Funduszu i wypłacania świadczenia urlopowego?
• Plan wydatków Funduszu; korekta w trakcie roku m.in. wynikająca ze zmiennej sytuacji ekonomicznej osób uprawnionych.
• Ustalanie i dokumentowanie sytuacji dochodowej: materialnej, życiowej itp. osób korzystających ze świadczeń socjalnych. Aktualizacja oświadczeń osób uprawnionych m.in. wynikająca ze zmiennej sytuacji ekonomicznej, w przypadku składania oświadczeń raz w roku.
• Zasady procedowania przyznawania świadczeń socjalnych z ZFŚS.
• Limity zwolnień wypłat z ZFŚS w wynikające z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.
• Uzgadnianie treści regulaminu z partnerami społecznymi.
• Publikacja i termin wejścia w życie regulaminu ZFŚS.
4. Organizacja naboru na wolne stanowiska urzędnicze pracowników samorządowych. Procedury, regulaminy.
5. Instrukcje dotyczące rozliczania podróży służbowych:
• Znaczenie wewnętrznej regulacji - instrukcji/procedury w zakresie podróży służbowych.
• Wybór środka transportu, miejsca noclegu.
• Brak możliwości powrotu z podróży (przedłużenie pobytu w podróży służbowej).
• Problematyka odmowy przez pracownika wyjazdu służbowego.
• Przykładowy przedmiot regulacji: diety - dieta krajowa uzależniona od ilości posiłków zapewnionych pracownikom, nocleg ze śniadaniem - problemy praktyczne i możliwe rozwiązania faktyczne, posiłek z kontrahentem, obiad na szkoleniu, obiadokolacja, posiłek zapewniony, ale niespożyty, dieta za podróż służbową krajową w trakcie podróży zagranicznej, koszty dojazdu – środki komunikacji publicznej, pojazdy nie będące własnością pracodawcy, pozostałe wydatki – zakres uznania przez pracodawcę kosztów np. taxi, dokumentowanie i rozliczanie wydatków - zgoda na użycie samochodu niebędącego własnością pracodawcy, skutki prawne wyjazdu bez polecenia pracodawcy, potwierdzenie odbycia podróży pracownika, skutki przedłużenia przez pracownika pobytu bez związku z realizacją zadania służbowego, skutki nieprawidłowego rozliczenia delegacji (niezgodnego z prawdą) i nieprawidłowego rozliczenia kosztów podróży służbowej przez pracodawcę, rozliczanie nadgodzin w podróży służbowej itp.
6. Pozostałe regulacje wewnątrzzakładowe dotyczące bhp – odzież, obuwie, środki ochrony osobistej, refundacja zakupu okularów itp.

Pracodawcy, pracownicy działów kadr i płac, sekretarze, przedstawiciele służb publicznych, urzędów, placówek oświatowych, związków zawodowych i inne osoby stosujące przepisy prawa pracy.

Prawnik, absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Gdańskiego i studiów podyplomowych w zakresie prawa pracy na Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. W latach 1994-2007 zawodowo związany z Państwową Inspekcją Pracy (nadinspektor pracy w Sekcji Informacji i Promocji Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku). Stały współpracownik Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego, ekspert w zakresie prawa pracy. Od 2010 roku wykładowca przedmiotu: prawna ochrona pracy na studiach podyplomowych (Politechnika Gdańska – Wydział Zarządzania i Ekonomii).