Polityka rachunkowości, obieg dokumentów i instrukcja KSeF oraz obowiązujące przepisy w zakresie faktur ustrukturyzowanych w jednostkach sektora finansów publicznych w 2026 r. Przygotowanie do wprowadzenia KSeF

• Podczas proponowanego szkolenia skoncentrujemy się na praktycznych problemach wdrożenia KSeF w jednostkach sektora finansów publicznych, a więc w obszarze, który zasadniczo różni się od praktyki podmiotów komercyjnych. Istotność tematu wynika z faktu, że od 2026 r. stosowanie faktur ustrukturyzowanych stanie się obowiązkowe, a przygotowania wymagają już teraz dostosowania polityki rachunkowości, obiegu dokumentów i systemów informatycznych. Unikalną cechą szkolenia jest powiązanie wykładu z analizą najczęściej popełnianych błędów i wątpliwości interpretacyjnych zgłaszanych przez JST, takich jak problem faktur „na jeden NIP” czy zasady identyfikacji jednostek organizacyjnych w systemie. 
• Uczestnicy zyskają nie tylko znajomość przepisów, ale przede wszystkim umiejętność przełożenia ich na konkretne procedury i dokumenty wewnętrzne, w tym aktualizację polityki rachunkowości i instrukcji KSeF. Główną motywacją do udziału powinna być konieczność przygotowania jednostki do uniknięcia ryzyk prawnych i finansowych, w tym sankcji za nieprawidłowe stosowanie KSeF, a także potrzeba zapewnienia sprawnego, zgodnego z prawem i kontrolowalnego obiegu dokumentów.

• Zdobędziesz aktualną i uporządkowaną wiedzę w zakresie zasad funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur w jednostkach sektora finansów publicznych, obejmującą zarówno przepisy prawa, jak i dobre praktyki organizacyjne. Dowiesz się, jak prawidłowo wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane, weryfikować ich poprawność, dekretować i archiwizować dokumenty zgodnie z wymogami ustawie o rachunkowości i ustawie o finansach publicznych oraz dostosować politykę rachunkowości i obieg dokumentów do nowych regulacji. 
• Podniesiesz kompetencje w zakresie zarządzania procesami księgowymi, kontroli formalno-rachunkowej oraz bezpieczeństwa dokumentacji. 
• Otrzymasz obszerne materiały szkoleniowe w tym: prezentację, skrypt zawierający zagadnienia omówione na szkoleniu w formie opisowej oraz wzór Zarządzenia w sprawie wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur.
• Uzyskasz odpowiedzi na kluczowe pytania praktyczne, w szczególności: 
- Kiedy faktura w KSeF jest uznana za wystawioną i otrzymaną? 
- Jak prawidłowo nadawać uprawnienia i identyfikować jednostki w JST?
- Jakie dokumenty nie podlegają KSeF?
- Jakie obowiązują zasady przechowywania i archiwizacji dokumentacji oraz jakie sankcje grożą za nieprawidłowe stosowanie systemu?

1. Założenia KSeF:
• Formy w jakich mogą występować faktury w obiegu gospodarczym.
• Definicje związane z KSeF.
• Numer identyfikujący fakturę.
2. Narzędzia umożliwiające korzystanie z KSeF:
• Aplikacja podatnika.
• Zakres stosowania KSeF w jednostce.
3. Kary za niestosowanie KSeF.
4. Faktury korygujące w KSeF.
5. Przechowywanie faktur KSeF.
6. Proces wystawiania faktur KSeF:
• Moment wystawienia faktury KSeF.
• Dokumenty niewystawiane w KSeF (załączniki, specyfikacje).
• Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF.
• Moment otrzymania faktury w systemie KSeF.
7. Obieranie faktury ustrukturyzowanych wystawianych na jednostki niebędące płatnikami VAT.
8. Dostęp do systemu KSeF:
• Rodzaje uprawnień.
• Zarządzanie uprawnieniami.
• Uwierzytelnianie w systemie.
9. Ogólny układ faktury w systemie KSeF.
10. System KSeF w jednostkach sektora finansów publicznych:
• Problem otrzymywania faktur „na jeden numer NIP”.
• Uprawnienia ograniczone dla JST identyfikujące jednostkę w systemie KSeF.
• Problem identyfikacji jednostki w systemie KSeF.
• Procedura określania jednostek otrzymujących faktury w systemie wykorzystywanym przez JST.
11. Wdrożenie systemu w jednostce sektora finansów publicznych:
• Dostosowanie systemów informatycznych.
• Wprowadzenie nowych systemów do obsługi załączników do faktur.
12. Nowy obieg dokumentów:
• Akceptacja wstępna – sprawdzenie zgodności operacji z planem finansowym.
• Dekretacja dokumentu w systemie KSeF.
• Stwierdzenie prawidłowości i kompletności dokumentu w systemie KSeF.
• Umowy z kontrahentami w zakresie obrotu fakturami w systemie KSeF.
13. Aktualizacja przyjętych zasad (polityki) rachunkowości:
• Obowiązek przechowywania dokumentów księgowych.
• Przechowywanie dokumentów w formie zdematerializowanej.
• Zmiana polityki rachunkowości w zakresie systemu KSeF.
14. Instrukcja w zakresie przygotowania procesu wdrożenia KSeF – wzór.

• Główni księgowi i księgowi jednostek sektora finansów publicznych.
• Pracownicy działów finansowo-księgowych w urzędach gmin, miast, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich.
• Pracownicy referatów i wydziałów budżetowych, finansowych i księgowości JST.
• Osoby odpowiedzialne za dekretację, kontrolę merytoryczną i formalno-rachunkową dokumentów,
• Pracownicy centrów usług wspólnych.
• Pracownicy jednostek oświatowych, instytucji kultury oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych.
• Przedstawiciele administracji rządowej odpowiedzialni za obsługę księgową.
• Przedstawiciele organizacji pozarządowych oraz podmiotów biznesowych współpracujących z JST w zakresie fakturowania.

Ekonomista, certyfikowany księgowy, posiadający wieloletnie doświadczenie w zakresie finansów publicznych, praktyk specjalizujący się w zagadnieniach rachunkowości budżetowej. Ukończył studia podyplomowe z zakresu polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości oraz audytu wewnętrznego w jsfp. Szkoleniowiec, wykładowca na studiach podyplomowych z zakresu finansów i rachunkowości JST, autor i współautor kilkunastu publikacji książkowych oraz licznych publikacji z obszaru rachunkowości budżetowej oraz finansów publicznych.