Szacowanie wartości zamówienia – zasady oraz metody w świetle orzecznictwa, opinii UZP oraz wyników kontroli

Prawidłowe przygotowanie postępowania to fundament skuteczności każdego zamówienia publicznego. Niebagatelne znaczenie ma tu przede wszystkim oszacowanie wartości zamówienia – jego poprawność decyduje o właściwym doborze procedury i mechanizmów udzielenia zamówienia. Szacowanie wartości zamówienia to również obszar odwiecznych już sporów między zamawiającymi a kontrolującymi w zakresie podstaw szacowania wartości zamówienia, a rozbieżne interpretacje nie pomagają w odpowiedzi na pytanie – kiedy i co sumujemy, a jakie będą przesłanki odrębnego traktowania zamówień w kontekście szacowania wartości. Zwłaszcza, że nieprawidłowe oszacowanie wartości, które skutkowałoby ominięciem stosowania ustawy Pzp lub doborem niewłaściwej procedury może mieć negatywne skutki zarówno na gruncie dyscypliny finansów publicznych oraz w projektach unijnych w postaci ryzyka korekty finansowej.

Głównym celem szkolenia będzie:

• przedstawienie zasad i skutecznych praktycznych wskazówek umożliwiających prawidłowe oszacowanie wartości oraz dobór adekwatnych procedur,
• zdefiniowanie podstaw łącznego oraz odrębnego szacowania wartości zamówienia,
• omówienie zasad udzielania zamówień w częściach,
• przedstawienie praktycznych rozwiązań dot. trybów i mechanizmów udzielania zamówień publicznych wynikających z szacunkowej wartości zamówienia.

1) Podstawowe zasady oraz cele szacowania wartości zamówienia:

• mały słownik „zamówieniowych” pojęć związanych z wartością zamówienia (szacunkowa wartość a orientacyjna wartość zamówienia, kwota, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, wynagrodzenie w ofercie i umowie),
• co składa się na łączne całkowite wynagrodzenie wykonawcy,
• „wartość zamówienia ustalona z należytą starannością” – co to właściwie oznacza,
• okoliczności, jakie zamawiający musi uwzględnić przy szacowaniu wartości zamówienia,
• zakaz zaniżania wartości oraz dzielenia zamówienia na części skutkujące ominięciem obowiązku stosowania właściwych przepisów ustawy Pzp.

2) Rodzajowy i przedmiotowy zakres szacowanego zamówienia publicznego:

• „test tożsamości” – jako narzędzie agregowania zamówień i sumowania ich wartości, w świetle opinii UZP, orzecznictwa oraz wyników kontroli,
• obiekt budowlany oraz przedsięwzięcie budowlane jako podstawa sumowania robót budowlanych,
• jak poprawnie definiować podobieństwo dostaw oraz jednorodność usług,
• tożsamość podmiotowa – jak badać rynek wykonawców/dostawców,
• tożsamość czasowa jako perspektywa planowania zamówień w odniesieniu do roczności budżetu, projektów wieloletnich oraz projektów unijnych,
• zamówienia nieprzewidziane oraz nieprzewidywalne (różnice pojęć co do skutków, czym jest obiektywna nieprzewidywalność zakupów, nowa okoliczność nieznana w momencie wszczęcia postępowania, jak traktować zakupy planowane, ale których docelowego zakresu zamawiający nie może określić).

3) Szacowanie wartości zamówienia:

• metody obliczania wartości zamówienia, źródła pozyskiwania danych,
• bezpośredni udział wykonawców w szacowaniu wartości zamówienia,
• szacowanie zamówień niestandardowych dostosowanych do indywidualnych potrzeb zamawiającego,
• zasady szacowania wartości w przypadku różnych źródeł finansowania zamówienia publicznego,
• dokumentowanie szacowania wartości zamówienia.

4) Wartość zamówień udzielanych w częściach:

• dopuszczalny i nieuprawniony podział zamówienia na części,
• nieprawidłowe (nadmierne) agregowanie zamówień publicznych,
• zasady stosowania art. 30 ust. 4 (wyjątek od reguły stosowania przepisów właściwych dla łącznej wartości w przypadku zamówień udzielanych w częściach).

5) Szacunkowa wartość zamówienia a procedury oraz mechanizmy udzielania zamówień publicznych:

• szacunkowa wartość zamówień a dobór trybu postępowania,
• szacowanie zamówień powtarzających się,
• wznowienie i opcja w zamówieniach publicznych,
• zamówienia polegające na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych,
• ustalanie wartości szacunkowej w przypadku tzw. zamówień mieszanych,
• szacunkowa wartość zamówienia a proporcjonalność warunków udziału w postępowaniu (warunek doświadczenia i roczne przychody wykonawcy jako zdolność ekonomiczna),
• badanie rażąco niskiej ceny w ofercie.

6) Jako podsumowanie szkolenia – pozostałe wątpliwości związane z szacowaniem wartości zamówienia:

• szacunkowa wartość może być przeterminowana – aktualność ustalonej wartości zamówienia, skutki dla ważności procedury,
• -czy można oszacować wartość zamówienia na podstawie jednego źródła (jednej informacji cenowej),
• zmiana okoliczności mających wpływ na ustaloną wartość zamówienia (wpływ okoliczności które wystąpiły przed i po wszczęciu postępowania),
• czy w przypadku zamówień udzielanych w częściach zamawiający musi aktualizować wartość przed wszczęciem każdego z postępowań częściowych?
• wartość zamówienia – poniżej, złożone oferty – powyżej określnych progów – czy zamawiający musi unieważnić postępowanie,
• dokumentowanie szacowania wartości zamówienia – czy informacja wyłącznie w protokole postępowania jest wystarczająca.

szkolenie skierowane jest do pracowników jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych, jednostek administracji rządowej (urzędy gmin, starostwa powiatowe, szkoły, przedszkola, OPS, PCPR, urzędy wojewódzkie, wojewódzkie inspektoraty), odpowiedzialnych za przygotowanie postępowania, ustalenie wartości zamówienia oraz wybór procedury udzielania zamówień publicznych w jednostce. Do udziału w szkoleniu zapraszamy również pracowników instytucji oraz komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za audyt i kontrolę zamówień publicznych.

Od 25 lat związany z zamówieniami publicznymi – jako zamawiający oraz doradca w instytucjach zamawiających, jak również jako wykonawca i doradca wykonawców przy ubieganiu się o zamówienia publiczne (pełnomocnik wykonawców przy ofertowaniu jak i przed KIO, wsparcie w przygotowaniu oferty oraz weryfikacji ofert konkurencji). Doświadczenie w zamówieniach publicznych to także kilkaset audytów oraz kontroli zamówień i procesów zakupowych. Od 2006 r. wykładowca w ramach studiów podyplomowych oraz trener prowadzący szkolenia m.in. z zakresu zamówień publicznych, kontroli zarządczej i zarządzania w administracji publicznej, finansów publicznych, polityki regionalnej UE oraz funduszy unijnych. Właściciel firmy doradczej specjalizującej się m.in. w zamówieniach publicznych, tworzeniu i wdrażaniu procedur wewnętrznych. Absolwent Wydziału Prawa i Administracji UMK w Toruniu oraz Instytutu Ekonomii i Zarządzania UJ w Krakowie. Wieloletni pracownik administracji publicznej, zarówno w sektorze rządowym jak i samorządowym, w tym kilkanaście lat na stanowiskach kierowniczych w komórkach kontroli.