Jak właściwie przygotować jednostkę do wdrożenia faktury ustrukturyzowanej? Krajowy System e-Faktur - zagadnienia podatkowe i techniczne

Krajowy Systemu e- Faktur ma na celu umożliwienie skuteczniejszego przeciwdziałania nieprawidłowościom w obszarze podatków, nie tylko w zakresie podatku VAT, podatku akcyzowego, ale również w podatkach dochodowych. Od 1 stycznia 2022 r. przedsiębiorcy i jednostki administracji państwowej mogą fakultatywnie skorzystać z usługi przechowywania i archiwizowania faktur. Według kolejnych, planowanych zmian stosowanie KSeF będzie obligatoryjne dla jsfp, w tym jst od 2024 r., co ma na celu wprowadzenie powszechnego fakturowania elektronicznego w Polsce.

Najbliższy czas należy zatem przeznaczyć na przygotowanie się do wdrożenia tej rewolucyjnej zmiany, dlatego też proponujemy Państwu uczestnictwo w szkoleniu z zakresu prawidłowego przygotowania do wdrożenia faktur ustrukturyzowanych i właściwej obsługi Krajowego Systemu e-Faktur.

Podczas spotkania, ekspert, prowadząca od kilkunastu lat szkolenia dla samorządu, świadcząca wsparcie prawne jst, ceniona za jasny sposób przekazywania wiedzy, uzyskująca bardzo dobre oceny od uczestników zwróci uwagę m. in. na kwestie techniczne i praktyczne dotyczące struktury JPK-FA, wskaże podstawowe formaty i części faktury z objaśnieniem ich na konkretnych przykładach. Ponadto przedstawi stosowne rozwiązania i podpowie, jak postąpić, by prawidłowo zrealizować zadania związane z rozpoczęciem pracy w ramach systemu KSeF.

• Przedstawienie zagadnień dotyczących nowego systemu Krajowego Systemu e- Faktur i poznania planowanych, istotnych zmian, które zaczną obowiązywać w 2024 r.
• Zapoznanie z tematyką faktur ustrukturyzowanych w jsfp, w tym w jednostkach samorządu terytorialnego i ich jednostkach podległych.
• Nabycie umiejętności dotyczących wypracowania właściwych, niezbędnych rozwiązań w zakresie przystąpienia jednostki do KSeF. Wskazanie zasad wytwarzania i uwierzytelniania faktur.
• Uzyskanie podpowiedzi, jak prawidłowo przygotować się do wdrożenia faktury ustrykturyzowanej w jednostce.
• Podczas szkolenia możliwe będzie zadawanie pytań oraz konsultacji zagadnień problemowych, związanych z omawianym tematem. Odpowiemy m. in na następujące pytania:

• Czym jest e-faktura? Jakie elementy będzie zawierać faktura?
• Jak będzie wyglądać uwierzytelnianie w systemie KSeF?
• Jakie zmiany będą w zakresie faktur korygujących? Jakie zmiany będą w zakresie faktur zaliczkowych?
• Czy podpisywanie faktury będzie obowiązkowe?
• Co grozi za nieprawidłowe wystawienie faktury?
• Jak postępować, gdy nastąpi awaria KSeF?
• Kto powinien założyć subkonta dla jednostek?
• Czy osoba fizyczna, prowadząca najem prywatny, a nie mająca zarejestrowanej działalności gospodarczej nie musi wystawiać faktury ustrukturyzowanej?
• Czy nadal będą obowiązywały noty księgowe?
• Czy nadal będą wystawiane faktury do paragonu dla osoby fizycznej np. za usługi basenowe?
• Czy noty obciążeniowe wystawiane przez szkołę pracownikom z tytułu korzystania z usługi stołówki dalej będą obowiązywały?
• Czy po nadaniu kodu QR, gdy awaria minie wysyłamy fakturę o KSEF?
• Czy dany pracownik wystawiający fakturę może być tez wyznaczony też do wysyłania faktur w KSeF? Czy wtedy też ponosi odpowiedzialność za jej wystawienie?
• Jaki dokument będzie podstawą do ujęcia w księgach? Faktura wytworzona czy wydruk plik xml? Jak to w praktyce będzie wyglądać? Czy np. wydruk wizualizacji z dołączonym UPO?

1. Faktura ustrukturyzowana:

• Czym jest faktura ustrukturyzowana? Faktura ustrukturyzowana, a faktura elektroniczna?
• Faktura ustrukturyzowana jako jeden ze sposobów wystawienia faktury – aktualne regulacje prawne.
• Wytworzenie i wystawienie faktury ustrukturyzowanej – rozróżnienie pojęć.
• Wysyłka faktur do KSeF – Aplikacja Kliencka MF i wykorzystanie programów finansowo – księgowych.
• Numer referencyjny nadawany przez KSeF, omówienie wzoru UPO.
• Data wystawienia i data otrzymania faktury ustrukturyzowanej – konsekwencje prawne i podatkowe stosowania nowej regulacji.
• Zgoda na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych – stosowanie mechanizmu w okresie dobrowolności faktury.

2. Krajowy System e-Faktur:

• Zasady pierwszego uwierzytelnienia się w systemie.
• Nadawanie uprawnień do wysyłki i odbioru faktur.
• Uwierzytelnienie faktury – czy podpisywanie faktury będzie obowiązkowe?
• Archiwizacja faktur w systemie.
• Konto podatnika – możliwość tworzenia subkont dla członków grup VAT i jednostek samorządu terytorialnego.
• Adresowanie dokumentu – skutki błędu w numerze NIP nabywcy.
• Zachęty do stosowania faktur ustrukturyzowanych przed wejściem w życie faktury jako obowiązkowej.

3. Zmiany w ustawie o VAT, wdrażające fakturę ustrukturyzowaną jako obowiązkową:

• Data wejścia w życie faktury ustrukturyzowanej jako obowiązkowej.
• Faktura dla osoby fizycznej.
• Faktura uproszczona – do kiedy paragon z numerem NIP może być uznawany za fakturę?
• Faktura do paragonu.
• Faktura korygująca/nowa korygująca/propozycja wystawienia faktury korygującej.
• Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa.
• Faktura ustrukturyzowana w obrocie międzynarodowym.
• Zasady ewidencji dokumentów wewnętrznych (WEWów).
• Zwolnienia z obowiązku stosowania faktury ustrukturyzowanej.
• Faktura w zamówieniach publicznych, a faktura ustrukturyzowana.
• Zasady postępowania w okresie awarii KSeF.
• Sankcje podatkowe za nieprawidłowe wystawienie faktury.
• Zmiany w Prawie Przedsiębiorców – tytułowanie przelewu numerem KSeF faktury.

4. Struktura logiczna JPK-FA:

• Podstawowy format faktury .xml oraz możliwość stosowania wizualizacji w pliku PDF.
• Podstawowe części faktury – sekcje Nagłówek, Podmiot 1, Podmiot 2, Podmiot 3, Podmiot Upoważniony, Fa i Stopka.
• Omówienie konkretnych przykładów faktury.
• Pola obowiązkowe, fakultatywne i opcjonalne.
• Omówienie węzłów Rozliczenie, Płatność i pół dodatkowych takich jak: GTU, TP, Adnotacje.
• Możliwość dołączenia załączników do faktury.
• Wiersze faktury i Unikalny numer wiersza faktury.

5. Wdrożenie faktury ustrukturyzowanej:

• Plan wdrożenia – analiza możliwości technicznych, określenie nieprawidłowości w działaniu systemu księgowego.
• Wdrożenie wzoru faktury – czy możliwa jest eliminacja części pól?
• Wyznaczenie i szkolenie pracowników – zasady wytwarzania i uwierzytelniania faktur.

6. Podsumowanie. Sesja pytań i odpowiedzi. 
 

Skarbnicy, kierownicy jednostek, główni księgowi, księgowi, pracownicy wystawiający faktury oraz wszyscy zainteresowani poznaniem zasad i praktycznych rozwiązań w zakresie funkcjonowania i pracy w KSeF.

Prawnik, absolwentka Uniwersytetu Jagiellońskiego, z ponad kilkunastoletnim doświadczeniem pracy w ogólnopolskich spółkach doradztwa podatkowego, trener z ponad 1000 godzinami przeprowadzonych szkoleń oraz publikacjami w ogólnopolskich czasopismach i eksperckich portalach internetowych. Od października 2014 r. członek Krajowej Izby Doradców Podatkowych, z nadanymi uprawnieniami zawodowymi doradcy podatkowego, specjalizujący się w zakresie podatku VAT, PIT i postępowań podatkowych.