Instytucja kultury jako współorganizator imprez. Jak współorganizować wydarzenia? Jak prawidłowo udokumentować koszty i dokonać prawidłowego rozliczenia

Czas letni sprzyja organizowaniu imprez kulturalnych, a szczególnie plenerowych. Instytucje kultury mogą wspólnie z jednostką samorządową organizować imprezy kulturalne w ramach swojej działalności statutowej. Ze współorganizacją imprez wiążą się nie tylko koszty i potencjalne przychody, ale także podział obowiązków organizatorów. Proponujemy Państwu udział w szkoleniu, podczas którego omówimy zasady organizacji pracy i podziału zadań przy współorganizacji imprezy.

• Poznanie zasad i mechanizmów współorganizacji imprezy kulturalnej.
• Zdobycie, uzupełnienie wiedzy z zakresu:
- Co powinna zawierać umowa dotycząca wspólnej organizacji imprez?
- Jakie obowiązki powinien przejąć lider wspólnego przedsięwzięcia?
- Jakimi środkami można finansować imprezę będąc jej współorganizatorem?
- Jak prawidłowo udokumentować koszty i dokonać rozliczenia, a także na co można wykorzystać przychody z takiej imprezy?
• Zaprezentowanie przykładów współorganizacji wydarzeń kulturalnych przez jednostki, omówienie dobrych praktyk w tym zakresie.
• Poznanie odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania i wątpliwości związane z tematem zajęć.

1. Podstawy prawne wystawiania faktur.
• Aktualne przepisy regulujące wystawianie faktur.
2. Współorganizacja imprez z jednostką samorządową.
• Czy konieczna umowa?
• Elementy umowy o współorganizację imprezy.
• Impreza wspólna w planie finansowym.
3. Instytucja kultury jako lider organizowanej imprezy.
• Czy przy imprezie organizowanej wspólnie musi być lider projektu.
• Podział obowiązków pomiędzy współorganizatorów imprezy.
4. Finansowanie imprez wspólnych.
• Dotacja celowa na imprezę współorganizowaną z jednostką samorządową.
• Dotacje z innych źródeł.
5. Czy zawsze współorganizując imprezę trzeba zmienić plan finansowy?
6. Środki trwałe zakupione na cele imprez.
• Czyją własnością będą środki trwałe zakupione w związku z imprezą?
• Sprzedaż wykorzystanych dla celów danej imprezy środków trwałych.
7. Przychody związane z imprezą.
• Czy impreza może przynieść zyski?
• Co zalicza się do przychodów z imprezy.
• Czyim przychodem są dochody z imprezy?
• Dokumentacja przychodów związanych z imprezą.
• W jaki sposób można wykorzystać przychody z imprezy?
8. Koszty związane z imprezą.
• Co może być kosztem współorganizowanej imprezy?
• Dokumentacja ponoszonych kosztów.
• Odwołanie imprezy – co z poniesionymi już kosztami?
• Co jeśli impreza przyniesie straty? Kto poniesie koszty?
9. Rozliczenie imprezy.
• Kto rozlicza imprezę?
• Rozliczenie i udokumentowanie imprezy konieczne bez względu na koszty.
• Ewentualny zwrot dotacji związanej z imprezą.

Dyrektorzy, organizatorzy imprez instytucji kultury oraz pracownicy wydziałów kultury jednostek samorządowych, księgowi rozliczający imprezy kulturalne, pracownicy CUW.

Ekonomistka, od wielu lat zajmująca się finansami i rachunkowością instytucji kultury, a także jednostek sektora finansów publicznych. Autorka licznych porad oraz wydawnictw fachowych.