Jak przygotować jednostkę do pracy w EZD? Szkolenie wprowadzające do wykonywania czynności kancelaryjno-archiwalnych w systemach teleinformatycznych

• Transformacja cyfrowa administracji publicznej zmienia sposób wykonywania czynności kancelaryjnych oraz organizacji obiegu i przechowywania dokumentacji. Wprowadzenie systemu klasy EZD wymaga zatem nie tylko znajomości funkcjonalności systemu, lecz przede wszystkim prawidłowego stosowania przepisów kancelaryjno-archiwalnych oraz przyjętych w jednostce zasad postępowania z dokumentacją.
• Szkolenie ma charakter praktyczny i porządkuje najważniejsze czynności kancelaryjne związane z prowadzeniem dokumentacji w systemie EZD – od przyjęcia i rejestracji przesyłki, przez dekretację, zakładanie i prowadzenie sprawy oraz właściwe grupowanie dokumentacji, aż po zakończenie sprawy, archiwizację oraz brakowanie dokumentacji. Uwzględnia również postępowanie z dokumentacją papierową i elektroniczną, w tym dokumentacją wpływającą za pośrednictwem ePUAP i e-Doręczeń.

• Prawidłowe prowadzenie akt sprawy w EZD: rejestracja przesyłek, uzupełnianie metadanych, nadawanie znaków spraw oraz prowadzenie podteczek.
• Prawidłowe postępowanie z przesyłkami hybrydowymi, w tym z dokumentacją papierową podlegającą odwzorowaniu cyfrowemu oraz korespondencją elektroniczną.
• Właściwa klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji, w szczególności rozróżnianie dokumentacji tworzącej akta sprawy od dokumentacji nietworzącej akt spraw oraz jej prawidłowe grupowanie.
• Zapewnienie bezpieczeństwa i rozliczalności obiegu dokumentacji: nadawanie uprawnień, udostępnianie akt oraz prawidłowa dekretacja z uwzględnieniem obowiązujących wymagań prawnych.
• Prawidłowe zakończenie sprawy oraz przygotowanie dokumentacji do dalszego postępowania, w tym archiwizacji, brakowania lub – w przypadkach wymagających oceny – ekspertyzy archiwalnej.

1. Podstawy prawne i organizacyjne zarządzania dokumentacją w systemie EZD:

• Podstawowe wymagania prawne i organizacyjne związane z prowadzeniem dokumentacji w systemie EZD.
• Zasady ochrony danych osobowych w procesie zarządzania dokumentacją: integralność, rozliczalność, retencja oraz okresy przechowywania.

2. Przyjmowanie i rejestracja przesyłek w systemie EZD:

• Postępowanie z dokumentacją papierową i elektroniczną, w tym przesyłkami otrzymywanymi za pośrednictwem ePUAP, e-Doręczeń i poczty elektronicznej.
• Odwzorowanie cyfrowe dokumentacji papierowej, uzupełnianie metadanych oraz rejestracja dokumentacji w systemie.

3. Dekretacja i obieg dokumentacji w jednostce:

• Zakładanie i rejestracja spraw, dekretacja oraz akceptacja pierwszego i drugiego stopnia.
• Określanie komórki merytorycznej, komórek współdziałających oraz właściwych stanowisk pracy.

4. Prowadzenie i klasyfikacja akt sprawy:

• Konstrukcja znaków spraw oraz prowadzenie podteczek.
• Kwalifikacja dokumentacji; rozróżnianie dokumentacji tworzącej akta sprawy od dokumentacji nietworzącej akt spraw oraz zasady jej właściwego grupowania.

5. Zarządzanie dostępem do dokumentacji i realizacja czynności kancelaryjnych

• Nadawanie uprawnień, udostępnianie dokumentacji, wycofywanie dokumentacji z obiegu oraz postępowanie z dokumentacją przeznaczoną do brakowania.

6. Składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych

• Organizacja punktów kancelaryjnych oraz zasady prowadzenia składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych.

7. Zakończenie sprawy, archiwizacja i brakowanie dokumentacji

• Przygotowanie dokumentacji elektronicznej do przekazania do Archiwum Dokumentów Elektronicznych (ADE) oraz zasady jej przekazywania.
• Przesłanki i zasady przeprowadzania ekspertyz archiwalnych przez archiwa państwowe.

8. Panel dyskusyjny – pytania i odpowiedzi

Szkolenie skierowane jest do wszystkich osób, odpowiedzialnych za zarządzanie dokumentacją, zwłaszcza kierujących pracą komórek organizacyjnych i sekretariatów, koordynatorów czynności kancelaryjnych i archiwistów zakładowych, a także osób odpowiedzialnych za wdrażanie EZD w instytucji.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.