Kurs kancelaryjno-archiwalny II stopnia organizowany wspólnie z Archiwum Narodowym w Krakowie

Zapraszamy Państwa do wzięcia udziału w kolejnej edycji Kursu Kancelaryjno-Archiwalnego II stopnia, przygotowanego wspólnie przez FRDL MISTiA i Archiwum Narodowe w Krakowie.

Kurs kancelaryjno-archiwalny II stopnia to zaawansowane szkolenie specjalistyczne, skierowane do osób, które ukończyły kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia, posiadających podstawową wiedzę z zakresu kancelarii i archiwum zakładowego, które chcą ją poszerzyć, usystematyzować oraz sprawdzić w praktyce.
Program kursu został opracowany przez ekspertkę z Archiwum Narodowego w Krakowie i jest w pełni zgodny z obowiązującymi przepisami archiwalno-kancelaryjnymi.

Kurs będzie odbywał się stacjonarnie, w salach szkoleniowych FRDL MISTIA w Krakowie, przy ul. Floriańskiej 31 (5 min. pieszo od Dworca Głównego).

5-dniowy stacjonarny kurs realizowany będzie w dniach: 2, 3, 9, 16, 23 marca 2026 r.

Formuła stacjonarna umożliwia uczestnikom pracę na dokumentach, rozwiązywanie ćwiczeń podczas zajęć z możliwością osobistych konsultacji z prowadzącą.  

Kurs przeznaczony jest dla osób, które ukończyły kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia. Liczba miejsc na kursie jest ograniczona.

• pogłębienie wiedzy zdobytej podczas kursu kancelaryjno-archiwalnego I stopnia,
• doskonalenie praktycznych umiejętności w zakresie zarządzania dokumentacją,
• przygotowanie uczestników do samodzielnego i prawidłowego prowadzenia archiwum zakładowego lub składnicy akt,
• zapoznanie z procedurami współpracy z archiwum państwowym, w tym z kontrolą archiwalną i przekazywaniem materiałów archiwalnych,
• nabycie umiejętności porządkowania i ewidencjonowania różnych rodzajów dokumentacji, zgodnie z obowiązującymi normami i standardami.

Dzień pierwszy - 2.03.2026 r. godz.: 9:00-15:00

1. Przywitanie uczestników. Omówienie organizacji zajęć i materiałów oraz sposobu zaliczenia kursu.
2. Podstawy prawne w zakresie zarządzania dokumentacją - omówienie ustawy archiwalnej i wybranych rozporządzeń wykonawczych.
3. Podstawowe pojęcia archiwalne - przypomnienie oraz wprowadzenie dodatkowych pojęć związanych z pozaaktowymi rodzajami m.a. - omówienie na podstawie przykładów definicji podstawowych pojęć archiwalnych, wprowadzenie nowych.
4. Instrukcja kancelaryjna - omówienie obiegu dokumentacji w instytucji - zasady ogólne, szczegółowe rozwiązania.
5. Wykaz akt - zasady tworzenia i pracy z wykazem akt - omówienie genezy, tworzenia wykazów akt, klasyfikacji i kwalifikacji, ćwiczenia praktyczne.
6. Zarządzanie dokumentacją w oparciu o instrukcję kancelaryjną - omówienie rejestracji spraw oraz dokumentacji.

Dzień drugi - 3.03.2026 r. godz.: 9:00-15:00

7. Instrukcja archiwalna i zdania archiwisty zakładowego - omówienie zasad organizacji archiwum zakładowego, wytycznych dotyczących lokalu, personelu oraz zasad pracy, omówienie obowiązków archiwisty zakładowego.
8. Współpraca archiwisty zakładowego z komórkami organizacyjnymi jednostki organizacyjnej - zadania archiwisty zakładowego - omówienie zasad gromadzenia dokumentacji w archiwum zakładowym, przejęcia dokumentacji z komórek organizacyjnych, udostępniania dokumentacji wytworzonej przez komórki.
9. Współpraca archiwum zakładowego z właściwym terytorialnie archiwum państwowym - omówienie kompetencji archiwów państwowych w sferze kształtowania i nadzoru nad zasobami archiwalnymi, zasad i przebiegu kontroli archiwalnej oraz procedur uzgadniania normatywów archiwalnych.
10. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej - omówienie procedury brakowania dokumentacji w kontekście zarządzania dokumentacją i porządkowania materiałów archiwalnych.
11. Procedura przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego - omówienie zasad ogólnych i etapów przekazywania m.a. do archiwum państwowego.

Dzień trzeci - 9.03.2026 r. godz.: 9:00-15:00

12. Przypomnienie ogólnych zasad porządkowania materiałów archiwalnych (prezentowanych na kursie kancelaryjno-archiwalnym I stopnia) - omówienie etapów porządkowania dokumentacji, postępowania z różnymi rodzajami materiałów archiwalnych.
13. Inwentaryzacja akt (spis zdawczo-odbiorczy/inwentarz archiwalny) - omówienie sposobu sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych, formularzy dedykowanych dla poszczególnych rodzajów m.a. oraz prawidłowego ich wypełniania.
14. Standardy porządkowania i ewidencjowania m. a. według Rozporządzenia MKiDN z 20.10.2015 r. - szczegółowe omówienie standardów porządkowania i ewidencjonowania m.a., pokazanie przykładów na konkretnych rodzajach materiałów archiwalnych
15 Standard technicznego zabezpieczenia m. a.- omówienie zasad zabezpieczenia m. a. z uwzględnieniem różnych rodzajów materiałów archiwalnych (paginacja, foliacja, omówienie norm ISO dot. papieru i tektury, używanych w archiwistyce).
16. Porządkowanie materiałów archiwalnych - zadania praktyczne

Ćwiczenie - nadanie tytułu teczki przy porządkowaniu dokumentacji aktowej (poszerzanie hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt o rodzaj dokumentacji, dodatkowe daty, etc.)

Ćwiczenie - oznaczanie dat skrajnych w dokumentacji aktowej

Ćwiczenie - nadanie układu aktom sprawy (w tym w trybie KPA) - od pisma wszczynającego poprzez wyjaśnienia, załączniki, korespondencja wewnętrzna, zwrotki, UPO, pismo kończące sprawę, wydanie decyzji, etc.).

Dzień czwarty - 16.03.2026 r. godz.: 9:00-15:00

17. Porządkowanie dokumentacji technicznej i kartograficznej - szczegółowe zasady oraz sporządzanie ewidencj - omówienie zasad porządkowania dokumentacji technicznej i kartograficznej, układu akt, porządkowania teczki dokumentacji technicznej, opisu mapy, metryczki dokumentacji technicznej/legendy mapy. Omówienie przykładowych spisów zdawczo-odbiorczych oraz wskazanie błędów w ich sporządzaniu.
18. Ćwiczenia praktyczne ze sporządzania spisów dokumentacji technicznej i kartograficznej, nadawania układu tej dokumentacji na spisie zdawczo-odbiorczym.
19. Porządkowanie dokumentacji fotograficznej - szczegółowe zasady oraz sporządzanie ewidencji - omówienie etapów porządkowania dokumentacji fotograficznej, grupowania fotografii w tematy, elementów opisu pojedynczej fotografii oraz fotografii zgromadzonych w albumach fotograficznych, poruszenie kwestii prawa autorskiego w kontekście gromadzenia i udostępniania fotografii. Omówienie przykładowych spisów zdawczo-odbiorczych oraz wskazanie błędów w ich sporządzaniu.
20. Ćwiczenia praktyczne z opisu tematu fotograficznego i pojedynczej fotografii, sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji fotograficznej.

Dzień piąty - 23.03.2026 r. godz.: 9:00-15:00

21. Porządkowanie dokumentacji audiowizualnej - szczegółowe zasady pracy i sporządzanie ewidencji Omówienie etapów porządkowania dokumentacji audiowizualnej, poruszenie kwestii prawa autorskiego w kontekście gromadzenia i udostępniania nagrań i filmów. Omówienie przykładowych spisów zdawczo-odbiorczych oraz wskazanie błędów w ich sporządzaniu.
22. Ćwiczenia praktyczne z opisu nośników oraz nagrań i filmów, sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji audiowizualnej.
23. Porządkowanie druków ulotnych oraz archiwaliów - muzealiów - szczegółowe zasady pracy i sporządzanie ewidencji Omówienie etapów porządkowania druków ulotnych, poruszenie kwestii prawa autorskiego w kontekście niektórych rodzajów druków ulotnych i archiwaliów - muzealiów. Omówienie przykładowych spisów zdawczo-odbiorczych oraz wskazanie błędów w ich sporządzaniu.
24. Ćwiczenia praktyczne ze sporządzania spisów druków ulotnych i archiwaliów - muzealiów, nadawania układu tej dokumentacji na spisie zdawczo-odbiorczym
25. Porządkowanie wybranych rodzajów akt - przykłady ewidencji archiwalnej (sporządzonej prawidłowo i nieprawidłowo) - prezentacja opisów wybranych rodzajów dokumentacji m.in. akt osobowych, dokumentacji finansowo-księgowej, dokumentacji unijnej, etc.
26. Porządkowanie archiwaliów - muzealiów - omówienie etapów porządkowania archiwaliów-muzealiów, poruszenie kwestii prawa autorskiego w kontekście niektórych ich rodzajów oraz kryteriów kwalifikacji do m.a. Omówienie przykładowych spisów zdawczo-odbiorczych oraz wskazanie błędów w ich sporządzaniu.
27. Ewentualne pytania.

Osoby zatrudnione w JST i jednostkach publicznych, pracownicy prowadzący biura i sekretariaty w podmiotach niepublicznych; personel odpowiedzialny za prowadzenie archiwów zakładowych i składnic akt, osoby odpowiedzialne za archiwizację dokumentacji projektów finansowanych ze środków unijnych.

Kierownik Oddziału IV w Archiwum Narodowym w Krakowie, doświadczony wykładowca w prowadzeniu kursów archiwalnych I i II stopnia. Przewodnicząca Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych w kadencji 2012-2016.