Obowiązek sprawozdawczy dla archiwistów zakładowych oraz przygotowanie protokołu przekazania archiwum nowemu pracownikowi

• Każdy archiwista zakładowy, zgodnie z obowiązującą Instrukcją archiwalną, zobowiązany jest do sporządzania rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego oraz przekazywania ich do właściwego archiwum państwowego do końca I kwartału roku kalendarzowego. W przypadku zmiany na stanowisku archiwisty zakładowego, przekazanie archiwum zakładowego i składnicy akt powinno odbyć się w formie protokolarnej, z zachowaniem zasad rzetelności ewidencyjnej i odpowiedzialności za przejmowany zbiór dokumentacji.  
• Proponowane szkolenie kompleksowo omawia oba kluczowe zdarzenia archiwalne:

• sporządzenie rocznego sprawozdania z działalności archiwum,
• przekazanie archiwum zakładowego nowemu archiwiście.

Uczestnicy szkolenia:

• zapoznają się z zasadami sporządzania rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego oraz protokołów przekazania archiwum i składnicy akt,
• zrozumieją wpływ protokołu przekazania na dalszą pracę nowego archiwisty i zakres jego odpowiedzialności,
• poznają znaczenie sprawozdania rocznego dla:
  • oceny działalności archiwum przez kierownictwo jednostki,
  • nadzoru i kontroli archiwum państwowego,
• zdobędą praktyczną wiedzę na temat kluczowych procedur archiwalnych, najczęstszych błędów oraz ryzyk związanych z zarządzaniem zbiorem dokumentacji,
• otrzymają gotowe wzory dokumentów (sprawozdanie roczne, protokół przekazania), które nie są powszechnie udostępniane.

I. Sprawozdawczość w archiwach zakładowych

1. Obowiązek sprawozdawczy w archiwach zakładowych i składnicach akt – podstawa prawna, terminy, adresaci sprawozdań.

2. Struktura i elementy sprawozdania z działalności archiwum zakładowego.

3. Opracowanie informacji o stanie dokumentacji:

• kwalifikacja archiwalna,
• technika wytwarzania dokumentacji,
• postać fizyczna dokumentów.

4. Obmiar dokumentacji:

• metry bieżące (mb),
• jednostki inwentarzowe (j. inw.),
• jednostki archiwalne (j.a.).

5. Opis warunków lokalowych, wyposażenia i zabezpieczenia magazynów archiwalnych.

6. Ustalanie rezerwy magazynowej i tzw. nawisu archiwalnego.

7. Omówienie wzoru rocznego sprawozdania archiwum – elementy obligatoryjne i zalecane.

8. Znaczenie danych sprawozdawczych w kontekście kontroli archiwów państwowych.

II. Przekazanie archiwum zakładowego nowemu archiwiście.

1. Dokumentacja wymagana przy przekazaniu archiwum zakładowego.

2. Kluczowe elementy protokołu przekazania archiwum.

3. Weryfikacja zgodności ewidencyjnej:

• analiza spisów zdawczo-odbiorczych,
• ustalanie braków i rozbieżności.

4. Badanie kompletności dokumentacji zgromadzonej w archiwum.

5. Pojęcia:

• dokumentacja nierozpoznana,
• dokumentacja nieopracowana,
• dokumentacja obca.

6. Obowiązki archiwisty wobec dokumentacji:

• przejętej do archiwum,
• zdeponowanej lub złożonej w magazynach.

7. Przejęcie archiwum zakładowego w formule „ad hoc” – jak zabezpieczyć interesy archiwisty i jednostki.

III. Podsumowanie

• Najczęstsze problemy i ryzyka w praktyce archiwalnej.
• Dyskusja, pytania uczestników, omówienie indywidualnych przypadków.

Szkolenie jest skierowane do:

• pracowników jednostek państwowych i samorządowych,
• osób prowadzących archiwa zakładowe i składnice akt,
• w szczególności nowych archiwistów zakładowych oraz osób przejmujących archiwum po poprzedniku.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.