Wprowadzanie danych do SIO zgodnie ze zmienionymi przepisami i sposobem finansowania orzeczeń – rozpoczęcie nowego roku szkolnego

Dbanie o aktualność danych w Systemie Informacji Oświatowej jest jednym z ważniejszych obowiązków dyrektora placówki oświatowej. Szkoły/przedszkola są zobowiązane do aktualizacji danych, co do zasady w terminie do 7 dni od zaistnienia zmiany, dlatego niezwykle istotne jest zdobycie wiedzy i umiejętności w tym zakresie, by uchronić się od popełniania błędów i nieprawidłowości. Początek roku szkolnego 2025/2026 powoduje konieczność wykonania w Systemie dodatkowych czynności z tym związanych.

Proponujemy Państwu uczestnictwo w szkoleniu, podczas którego prowadzący omówi, oprócz warunków technicznych funkcjonowania aplikacji, informacje dotyczące merytorycznych aspektów wprowadzania danych.

Szczególną uwagę zwrócimy na operacje, które należy wykonać w Systemie Informacji Oświatowej w związku z rozpoczęciem roku szkolnego 2025/2026. Przekażemy także wskazówki pozwalające na szybsze wykonanie koniecznych operacji. Szkolenie pozwoli Państwu zweryfikować wiedzę i nabyć umiejętności w zakresie prawidłowego wprowadzania danych do systemu oraz ich weryfikacji.

Dodatkowo przedstawimy zasadnicze zmiany w finansowaniu oświaty z udziałem SIO od 2025 roku, w tym:

• Fundamentalne zmiany w finansowaniu orzeczeń – zmiana wag na niepełnosprawnych, środki na orzeczenia w „nowej” subwencji będą naliczane na godziny realizowane z IPET-ów, które dyrektorzy muszą bezwzględnie prawidłowo uzupełnić w SIO.
• Nowy sposób naliczania subwencji na podstawie SIO – nowy dzień statystyczny do naliczenia „nowej” subwencji, nowy termin weryfikacji danych. Po zakończonym roku MEN sprawdzi w aplikacji SIO rzeczywistą liczbę uczniów i dokona zwiększenia bądź zmniejszenia naliczonej „nowej” subwencji. Jeżeli dyrektorzy nie będą wypełniać SIO w każdym dniu, zgodnie z przepisami ustawy, samorząd będzie musiał zwracać pobrane środki.

Program szkolenia uwzględnia związane z tymi zmianami obowiązki dyrektora i samorządu itd. Omówimy nowy system finansowania oświaty z udziałem aplikacji SIO, z naciskiem na rolę dyrektorów w wypełnianiu danych.

• Szkolenie ma charakter praktyczny i będzie przeprowadzone na rzeczywistej (szkoleniowej) aplikacji nowego SIO. Prowadzący, krok po kroku, pokaże jak wprowadzać dane do poszczególnych modułów.
• Oprócz istotnych technicznych warunków funkcjonowania aplikacji, ekspert przekaże informacje dotyczące merytorycznych aspektów wprowadzania danych do SIO.
• Wskazanie, krok po kroku, jakie działania związane z rozpoczęciem roku szkolnego 2025/2026, w tym z utworzeniem oddziałów, przypisaniem uczniów do oddziałów podstawowych i dodatkowych, orzeczeń, danych dotyczących nauczycieli, itp. należy wykonać w SIO.
• Przedstawienie raportów w Strefie dla Zalogowanych.
• Omówienie roli dyrektora w weryfikacji danych, wskazanie, jak może on weryfikować dane wprowadzane w raportach oraz jak i do kiedy można poprawić błąd w SIO, aby był uwzględniony do potrzeb oświatowych.
• Przedstawienie najczęściej pojawiających się nieprawidłowości i problemów podczas pracy z systemem. 
• Szkolenie poprowadzi wieloletni pracownik MEN, który był odpowiedzialny za system SIO oraz naliczenie subwencji oświatowej.
• Dodatkowo na zajęciach zostaną przedstawione, wprowadzone w SIO zmiany, m. in.:
o Przypisanie uczniów do oddziałów podstawowych i dodatkowych – automatyczna data zakończenia.
o Wprowadzenie orzeczeń uczniów. Zachowanie w przypadku niepełnej realizacji orzeczeń czy braku realizacji.
o Wprowadzenie pozostałych danych subwencyjnych dotyczących ucznia – automatyczna data zakończenia danych dziedzinowych. Wprowadzenie umów nauczycieli do subwencji oświatowej (rodzaj umowy, tygodniowy wymiar zajęć, nieobecności subwencyjne, awans zawodowy).
o Zmiany we wprowadzaniu obowiązków, czy w podstawach prawnych umów nauczycieli.
 

1. Aspekty prawne – ustawa o systemie informacji oświatowej.
2. Udzielenie upoważnienia do dostępu do bazy danych SIO. Prezentacja na aplikacji nowego SIO, jak złożyć wniosek i uzyskać dostęp do bazy danych SIO. Ochrona danych osobowych. Dane osobowe w SIO a RODO.
3. Terminy przekazywania danych do SIO. Terminy przekazywania danych do SIO w kontekście naliczenia potrzeb oświatowych. Nowe terminy do naliczenia potrzeb oświatowych na 2025 rok i kolejne lata.
4. Ustawowe obowiązki dyrektora szkoły w związku z uczniem niezweryfikowanym z rejestrem PESEL (współpraca z USC). Realizacja tego obowiązku w aplikacji SIO, a także poprawność przygotowanej dokumentacji.
5. Prezentacja na aplikacji nowego SIO, jak wprowadzać dane do systemu przez przedszkole, szkołę i placówkę w każdym z modułów: Podmiot, Uczeń, Nauczyciel, Dane zbiorcze.
6. Zadania związane z otwarciem roku szkolnego 2025/2026. Przypisanie do oddziału. Operacje grupowe.
7. Wprowadzanie danych do nowego SIO w kontekście naliczenia potrzeb oświatowych dla samorządu. Aspekty merytoryczne dotyczące wprowadzania danych – prezentacja na aplikacji.
8. Poprawne przypisanie uczniów do oddziałów podstawowych i dodatkowych – wskazanie, kiedy uczeń powinien być w dwóch oddziałach. Automatyczna data zakończenia - nowość od września 2024 roku.
9. Prawidłowy sposób rejestrowania orzeczeń i opinii (współpraca z Poradnią Psychologiczno-Pedagogiczną). Realizacja tego obowiązku w aplikacji SIO. Weryfikacja orzeczenia z poradnią a naliczenie subwencji oświatowej na to orzeczenie. Okres obowiązywania orzeczenia w aplikacji SIO – data początku i końca realizacji orzeczenia. Zachowanie w przypadku niepełnej realizacji orzeczeń oraz zachowanie w przypadku braku realizacji zaleceń- nowość. Wykazywanie godzin zaleceń realizowanych w ramach orzeczenia – nowy sposób finansowania orzeczeń od 2025 roku na godziny realizowanych zaleceń z IPET-ów.
10. Poprawne wprowadzenie pozostałych danych subwencyjnych, dotyczących ucznia (nauczanie domowe, nauczanie indywidualne, bezpłatna nauka języka polskiego itd.). Automatyczna data zakończenia - nowość od września 2024 roku.
11. Poprawne wprowadzenie umów nauczycieli do subwencji oświatowej (rodzaj umowy, tygodniowy wymiar zajęć, nieobecności subwencyjne, awans zawodowy). Różnica danych w SIO z arkuszem organizacji. Zmiany we wprowadzaniu obowiązków - nowość od września 2024 roku.
12. Prezentacja operacji grupowych, usprawniających pracę w nowym SIO: filtry, grupowe operacje w module Uczeń i Nauczyciel. Możliwości importu danych z dzienników elektronicznych do SIO.
13. Potwierdzanie prawdziwości danych w nowym SIO do naliczenia subwencji oświatowej: omówienie zestawienia, zawierającego dane z nowego SIO do naliczenia potrzeb oświatowych, omówienie procedury potwierdzenia prawdziwości zestawiania subwencyjnego – rola dyrektora w potwierdzaniu danych subwencyjnych ze szkół i terminy ustawowe. Jak i do kiedy można poprawić błąd w nowym SIO w kontekście ustawowych terminów naliczenia potrzeb oświatowych na danych z nowego SIO? Okres możliwych korekt danych SIO i brak możliwości takich korekt po określonej dacie. Konsekwencje niewprowadzenia danych oraz wprowadzenia ich niezgodnie ze stanem faktycznym (zwrot nienależnie pobranych środków, 5-letni okres kontroli).
14. Raporty w strefie dla zalogowanych. Weryfikacja poprawności danych subwencyjnych z punktu widzenia dyrektora – omówienie raportu subwencyjnego, liczba uczniów i ich charakterystyki (wagi), liczba etatów nauczycieli – na podstawie których danych wprowadzonych do SIO są generowane raporty subwencyjne i naliczane potrzeby oświatowe.
15. Weryfikacja obowiązku szkolnego w SIO.
16. Praca z instrukcjami do nowego SIO – jak sprawnie i szybko znaleźć odpowiedź na pojawiające się pytania, dotyczące technicznych i merytorycznych aspektów wprowadzania danych?
17. Omówienie najczęstszych błędów popełnianych przy wprowadzeniu danych – podejście praktyczne.

Sekretarze, pracownicy szkół i placówek oświatowych oraz dyrektorzy, osoby, wprowadzające dane do systemu, a także pracownicy samorządu, którzy muszą kontrolować czy dane, które przekazała szkoła są prawidłowe oraz potwierdzają prawdziwość danych do potrzeb oświatowych.

Przez 7 lat pracownik MEN. Na początku w Wydziale Analiz w Departamencie Ekonomicznym jako pracownik odpowiedzialny za kwestie planowania i wykonywania budżetu, potem pracownik w Departamencie Odpowiedzialnym za Finansowanie Zadań Oświatowych, później jako Naczelnik Wydziału Statystyki, odpowiedzialny za System Informacji Oświatowej. Autor m. in. ustawy o finansowaniu zadań oświatowych, w tym przepisów określających zasady dotowania szkół i placówek niesamorządowych (autor definicji: podstawowa kwota dotacji, wskaźnik zwiększający, statystyczna liczba uczniów, najbliższa gmina/powiat). Autor nowelizacji ustawy o Systemie Informacji Oświatowej.