Profesjonalny sekretariat – twarz instytucji i serce organizacji

• Dlaczego warto wziąć udział w tym szkoleniu?
Sekretariat to nie tylko centrum logistyczne biura – to wizytówka całej instytucji. To właśnie pracownik sekretariatu jako pierwszy odbiera telefon, wita gościa, organizuje spotkanie czy koordynuje obieg dokumentów. Każdy z tych elementów wpływa na odbiór urzędu czy firmy, a także na efektywność pracy całego zespołu.
• Co wyróżnia to szkolenie na tle innych dostępnych na rynku?
To szkolenie nie ogranicza się do przekazania „dobrych praktyk” – oferuje praktyczne narzędzia i gotowe rozwiązania, które można wdrożyć od razu po szkoleniu. Program został opracowany z uwzględnieniem realnych wyzwań, przed jakimi stają pracownicy sekretariatów: trudni interesanci, przeciążenie zadaniami, chaos informacyjny, niejasna rola wobec przełożonych. Szkolenie integruje kompetencje komunikacyjne, organizacyjne i wizerunkowe – czyli kluczowe obszary, które decydują o jakości pracy sekretariatu. Podczas szkolenia można zdobyć konkretne narzędzia, ale też zadać pytania, rozwiać wątpliwości, by poczuć się pewniej w wymagającej codzienności zawodowej.
• Dlaczego temat jest szczególnie aktualny?
W ostatnich latach wzrosły oczekiwania wobec profesjonalizmu obsługi zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym. Liczne organizacje sygnalizują problemy z jakością komunikacji wewnętrznej i brakiem standaryzacji w obsłudze gości – co często prowadzi do nieporozumień, napięć i spadku efektywności.
• Główne motywacje do udziału w szkoleniu:
- Chcesz zadbać o profesjonalny wizerunek sekretariatu i poprawić standardy obsługi?
- Masz do czynienia z trudnymi sytuacjami w kontaktach z klientami i współpracownikami?
- Potrzebujesz narzędzi do lepszej organizacji pracy, współpracy z przełożonym i planowania zadań?
- Zależy Ci na rozwinięciu nowoczesnych kompetencji komunikacyjnych i wizerunkowych?
• To szkolenie jest odpowiedzią na realne potrzeby współczesnych sekretariatów i biur. Uczestnicy wyjdą z niego z pakietem sprawdzonych metod, większą pewnością siebie i świadomością roli, jaką pełnią w strukturze organizacji.
 Po szkoleniu istnieje możliwość skorzystania z indywidualnych sesji 1:1 – wspierających uczestników we wdrażaniu nowych umiejętności, rozwiązywaniu konkretnych wyzwań zawodowych oraz wzmacnianiu pewności siebie i sprawczości w codziennej pracy. Przed szkoleniem uczestnicy otrzymają Karty Pracy (Workbook). Kluczowe jest, by mieli je wydrukowane podczas zajęć.

• Dowiesz się:
- Jakie są kluczowe zadania i odpowiedzialności sekretariatu w kontekście wizerunku całej instytucji.
- Jakie są zasady etykiety biznesowej i savoir-vivre w obsłudze gości, telefonicznej i mailowej.
- Jakie błędy komunikacyjne najczęściej występują w codziennej pracy i jak ich unikać.
- Jakie są aktualne standardy w zakresie planowania, obiegu dokumentów i komunikacji w środowisku urzędowym i biurowym.
- Czym różni się styl urzędniczy od nowoczesnej, bardziej „ludzkiej” komunikacji (H2H).
• Nauczysz się:
- Profesjonalnie i uprzejmie obsługiwać interesantów – w sekretariacie, przez telefon i mailowo.
- Formułować jasne, rzeczowe i uprzejme komunikaty – również w sytuacjach trudnych lub konfliktowych.
- Zachować asertywność z klasą – odmawiać i wyznaczać granice bez naruszania relacji.
- Organizować swoją pracę w sposób uporządkowany i efektywny, stosując proste metody planowania.
- Sprawnie współpracować z przełożonymi i zespołem, pełniąc rolę organizacyjnego „łącznika”.
• Zyskasz większą świadomość i zmienisz postawę w obszarze:
- Budowania wizerunku sekretariatu jako miejsca profesjonalnego, życzliwego i dobrze zorganizowanego.
- Traktowania codziennych czynności (odbieranie telefonu, witanie gościa, korespondencja) jako elementów świadomej reprezentacji instytucji.
- Dbania o standardy komunikacji i obsługi – nawet w warunkach presji czasu lub stresu.

1. Sekretariat wizytówką urzędu/instytucji:
• Rola pracownika sekretariatu w budowaniu wizerunku organizacji.
• Na co zwracają uwagę osoby odwiedzające urząd lub biuro.
• Pierwsze wrażenie – co się na nie składa i dlaczego ma kluczowe znaczenie na stanowisku pracownika sekretariatu.
• Profesjonalny wizerunek – zasady służbowego dress code’u.
2. Sekretariat a komunikacja:
• 3 rodzaje służbowych informacji – jak je przetwarzać i przekazywać.
• Zasady jasnego i profesjonalnego formułowania informacji.
• Bariery i błędy w komunikacji – jak je rozpoznać i minimalizować.
• Uprzejma asertywność – sztuka wyrażania granic z klasą i szacunkiem.
• Radzenie sobie z trudnymi sytuacjami i osobami (współpracownikami i interesantami).
3. Zasady obsługi gości zgodne z biznesowym savoir-vivre:
• 3 filary profesjonalnej obsługi w sekretariacie. 
• Właściwa kolejność obsługi gości i tytulatura zgodnie z zasadami etykiety biznesowej.
• Powitanie, kontakt wzrokowy, szatnia, odprowadzenie gościa do sali konferencyjnej, rozmowa – co warto, a czego nie warto robić.
• Poczęstunek i serwis napojów – drobne gesty o dużym znaczeniu.
4. Profesjonalne rozmowy przez telefon i korespondencja:
• Zasady prowadzenia rozmów telefonicznych.
• Najczęstsze błędy i trudne sytuacje w kontaktach telefonicznych.
• Netykieta – faux pas w korespondencji mailowej.
• Język urzędniczy vs H2H w korespondencji.
• Zasady efektywnego przechowywania i obiegu dokumentów.
5. Planowanie i organizacja pracy:
• Efektywność w pracy – metody ustalania priorytetów i planowania.
• Współpraca asystentki/asystenta z przełożonym i zespołem.
• Skuteczna organizacja spotkań i narad.

Szkolenie skierowane jest do osób pracujących w sekretariatach, recepcjach, biurach zarządów i administracji – zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym. Skorzystają z niego szczególnie pracownicy odpowiedzialni za bezpośrednią obsługę gości, komunikację telefoniczną i mailową, organizację pracy biura oraz reprezentowanie instytucji na pierwszej linii kontaktu.

Psycholożka, trenerka biznesu, ekspertka etykiety i profesjonalnej komunikacji. Od ponad 20 lat prowadzi szkolenia i sesje indywidualne dla pracowników administracji publicznej, firm i korporacji – w tym dla sekretariatów, recepcji oraz biur zarządów. Wspiera uczestników w budowaniu pewności siebie, klasy w relacjach zawodowych oraz odporności psychicznej. Uczy, jak reprezentować organizację z profesjonalizmem i spokojem, rozwiązywać trudne sytuacje z klasą oraz wzmacniać swoją pozycję zawodową – bez utraty autentyczności. Specjalizuje się w tematyce profesjonalnej obsługi sekretariatu i klienta, komunikacji z klasą, asertywności i budowania autorytetu, etykiety w biznesie i dyplomacji, wystąpień publicznych i profesjonalnego wizerunku oraz zarządzania zespołem i przywództwa opartego na relacjach i zaufaniu. Jej szkolenia łączą wiedzę z zakresu psychologii, komunikacji i dyplomacji. Skupia się nie tylko na przekazywaniu zasad, ale przede wszystkim na budowaniu zrozumienia – siebie, innych oraz własnej roli zawodowej. Pokazuje, jak łączyć uprzejmość z asertywnością, kompetencje z empatią, a profesjonalizm z autentycznością. Uczestnicy cenią jej styl pracy za wysoką kulturę osobistą, empatyczne podejście, konkretne przykłady z życia zawodowego oraz atmosferę szacunku i autentycznego dialogu. Posiada wykształcenie magisterskie z zarządzania i marketingu oraz psychologii społecznej. Ukończyła także studia podyplomowe z psychologii wizerunku. Dysponuje licznymi certyfikatami m.in. z zakresu: prowadzenia szkoleń, protokołu dyplomatycznego, etykiety biznesu, autoprezentacji, wystąpień publicznych, dialogu motywującego i podejścia skoncentrowanego na rozwiązaniach.