Zasady prowadzenia korespondencji na podstawie k.p.a.

Podczas proponowanego szkolenia zostaną przedstawione praktyczne aspekty stosowania k.p.a. w kontekście doręczania pism w postępowaniu administracyjnym oraz prowadzenia korespondencji. Szkolenie będzie miało praktyczny charakter, dzięki czemu będzie odpowiednie zarówno dla pracowników zaczynających pracę w organach administracji publicznej, jak i doświadczonych urzędników. Uczestnicy szkolenia otrzymają odpowiedzi na pytania, pojawiające się w codziennej pracy związanej z doręczaniem korespondencji zarówno w sposób tradycyjny, jak i elektroniczny. Przedstawione zostaną zasady doręczeń elektronicznych z uwzględnieniem aktualnych przepisów prawa i problemów, wynikających z pisma Ministra Cyfryzacji z dnia 14.01.2022 r. (przekazanego do każdej gminy). Uzyskane podczas zajęć wskazówki pozwolą poprawnie doręczać korespondencję, co uchroni organ przed niepotrzebnymi kosztami, kłopotami z klientami oraz skutkami braku prawidłowego doręczania oficjalnej korespondencji, prowadzonej w oparciu o przepisy k.p.a.

• Przybliżenie zmian przepisów prawa, ze szczególnym uwzględnieniem ustawy o doręczeniach elektronicznych oraz praktyki orzeczniczej dotyczącej k.p.a.
• Omówienie praktycznych konsekwencji wejścia w życie nowej zasady pisemności w k.p.a. oraz ustawy o doręczeniach elektronicznych. Uczestnik dowie się m .in.:
- Jak skutecznie złożyć podanie w formie elektronicznej do organu administracji publicznej?
- Jak należy podpisywać podanie ustalone w formie elektronicznej?
- Kto ma rację przy zasadach podpisywania korespondencji elektronicznej, przekazywanej przez e- PUAP – Minister Cyfryzacji (pismo z dnia 14.10.2022 r. DTC.WMO.72112.42.2022) czy też NSA (uchwała z dnia 21 lipca 2022 r., I FPS 2/21)?
- Czy należy podpisywać załączniki dokumentów, przekazywanych przez e-PUAP?
- Dlaczego (i od kiedy) podanie złożone w formie zwykłego maila nie wywołuje skutków prawnych?
- Czy (i od kiedy) klient może przynieść podanie utrwalone w postaci elektronicznej np. na płycie cd lub pendrive?
- Jak powinno wyglądać obligatoryjne pouczenie o zasadach prowadzenia korespondencji elektronicznej?
- Czy art. 39 k.p.a. obowiązuje w starym brzmieniu (sprzed 5.10.2021 r.) czy w nowym? A może w obu? I jakie są tego konsekwencje?
- Dlaczego używanie tzw. żółtej zwrotki przy doręczaniu oficjalnej korespondencji jest niebezpieczne?
- Czy można doręczać korespondencję organu w tradycyjnej (papierowej) formie, jeśli strona wybrała komunikację elektroniczną?
- Kto to jest „dorosły domownik”?
- Jakie są najczęstsze błędy przy doręczaniu zastępczym?
• Przedstawienie problemów, wynikających ze stosowania k.p.a. i wskazanie najczęstszych nieprawidłowości, popełnianych przez organy.
• Zweryfikowanie własnej praktyki w stosowaniu k.p.a. oraz wyeliminowanie potencjalnych błędów, co przełoży się na poprawność prowadzonych postępowań administracyjnych.

1. Zasada pisemności i jej praktyczne znaczenie.
2. Zasady podpisywania pism tradycyjnych oraz utrwalonych w sposób elektroniczny:
• Podpis osobisty – czyli jaki? Co nie jest podpisem osobistym?
• Podpisy elektroniczne: cechy charakterystyczne każdego z nich.
• Czy (i od kiedy) można składać do organu administracji publicznej pisma utrwalone w postaci elektronicznej np. na płycie cd lub pendrive? Definicja dokumentu elektronicznego.
3. Nowe brzmienie art. 63 § 1 k.p.a. i obowiązek pozostawienia pisma bez rozpoznania, jeśli wpłynęło na adres poczty elektronicznej:
• Dlaczego (i od kiedy) podanie złożone w formie zwykłego maila nie wywołuje skutków prawnych?
• Co jest podaniem, a co nie, w rozumieniu art. 63 § 1 k.p.a.?
• Jak skutecznie złożyć podanie w formie elektronicznej do organu administracji publicznej?
• Czy należy podpisywać załączniki dokumentów przekazywanych przez e-PUAP?
• Powiadomienie o pozostawieniu podania bez rozpoznania – obowiązkowe czy nie?
• Pouczenie o zasadach prowadzenia korespondencji elektronicznej.
4. Doręczanie korespondencji elektronicznej do osoby fizycznej – nowe „stare” zasady:
• Stosowanie przepisów k.p.a. w dotychczasowym brzmieniu (przed 5.10.2021 r.) w przypadku doręczeń do osób fizycznych.
• Doręczenie tradycyjne w przypadku wyboru komunikacji elektronicznej.
5. Nowe zasady doręczania:
• Obowiązek doręczania na adres do doręczeń.
• Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
• Doręczenie z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej.
• „Dowód otrzymania” a „chwila doręczenia lub wpłynięcia korespondencji”.
• Art. 393 k.p.a. po zmianach – czy można skutecznie doręczać korespondencję w tym trybie?
6. Doręczenie tradycyjne:
• „Żółta” a „biała zwrotka” przy doręczeniach tradycyjnych – praktyczne znaczenie.
• Doręczenie dorosłemu domownikowi.
• Doręczenie zastępcze – praktyczne problemy, przykłady złego doręczenia.
7. Doręczenie przez publiczne obwieszczenie.
8. Podsumowanie. Pytania i odpowiedzi.

Sekretarze, pracownicy administracji publicznej, stosujący k.p.a., zarówno zaczynający pracę w organach, jak i doświadczeni urzędnicy, pracownicy organów kontrolnych, audytorzy wewnętrzni.

Radca prawny, adiunkt na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Warmińsko – Mazurskiego w Olsztynie, Kierownik Studiów Podyplomowych z zakresu „Ochrona danych osobowych i bezpieczeństwo informacji w jednostkach sektora publicznego”, prowadzący autorski wykład Ochrona danych informatycznych na WPiA UWM Olsztyn. Posiada uprawnienia: Audytor Wiodący Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (Lead Auditor ISO/IEC 27001:2017). Współwłaściciel kancelarii prawnej, specjalizującej się w ochronie danych osobowych i prawie nowych technologii, ekspert, trener i wykładowca m. in. z k.p.a., informacji publicznej, ochrony danych osobowych.