KSeF - aspekty prawne i organizacyjne wdrożenia. Modele i nadawanie uprawnień

• Podczas proponowanego szkolenia przedstawiona zostanie problematyka dotyczącą Krajowego Systemu e- Faktur oraz faktur ustrukturyzowanych (tzw. e-faktur), w tym w szczególności kwestii wdrożenia w jednostkach samorządu terytorialnego.
• Przekazywane informacje będą dotyczyć zasad funkcjonowania nowego sposobu fakturowania (sporządzania, wysyłania oraz odbierania faktur) oraz aspektów, które samorząd powinien uwzględnić w procesie przygotowawczym.
• Omówione zostaną aspekty techniczne, organizacyjne i prawne związane z funkcjonowaniem KSeF, w tym zwłaszcza rodzaje i zakresy uprawnień związanych z korzystaniem z systemu, z uwzględnieniem wytycznych opracowanych przez Ministerstwo Finansów (ujętych w opracowanych przez MF broszurach dotyczących KSeF).
• Ustalimy i określimy również konieczność modyfikacji wewnętrznych procedur, w tym przede wszystkim regulaminów organizacyjnych oraz tzw. procedur centralizacyjnych (wewnętrznych procedur dotyczących rozliczania podatku od towarów i usług), a także omówiona zostanie konieczność zmian w umowach i innych dokumentach.

• Zdobycie praktycznych informacji o zagadnieniach związanych z procesem wdrożenia e-faktur w jednostkach samorządu terytorialnego, w szczególności z uwzględnieniem sposobu funkcjonowania JST.
• Nabycie wiedzy na temat funkcjonujących modeli uprawnień i upoważnień związanych z obsługą KSeF, tak aby możliwe było przyjęcie optymalnych rozwiązań w danej jednostce samorządu.
• Uzyskanie informacji w zakresie zasadności zmian wzorców zawieranych przez jst umów, w szczególności w odniesieniu do postanowień dotyczących terminów płatności, zasad doręczenia faktur i ich załączników.
• Zdobycie wiedzy dotyczącej przewidywanych opcji umożliwiających przyporządkowanie faktur zakupowych do poszczególnych jednostek organizacyjnych.

1. Nowy system fakturowania – wprowadzenie oraz zagadnienia ogólne.

• Podstawy prawne.
• Założenia dotyczące funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur i nowego sposobu fakturowania.
• Różnice pomiędzy fakturami ustrukturyzowanymi a fakturami wystawianymi dotychczas.
• Specyfika wprowadzania nowych reguł fakturowania – okresy i zasady przejściowe.

2. Obsługa KSeF oraz zasady fakturowania od 2026 r.

• System teleinformatyczny Krajowy System e-Faktur – charakterystyka.
• W jaki sposób będzie obsługiwany KSeF – oprogramowanie komercyjne oraz bezpłatne narzędzia udostępnione przez Ministerstwo Finansów. Różnice i aspekty praktyczne.
• Aplikacja podatnika KSeF i Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU).
• Tryby wystawiania faktur – tryby podstawowe oraz tryby nadzwyczajne.
• Wystawianie faktur w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (np. usługi w zakresie dostarczania wody i odprowadzania ścieków, najem i dzierżawa, inne).

3. Praktyczne aspekty stosowania faktur ustrukturyzowanych w jednostkach samorządu.

• Sposoby doręczenia (przekazywania) e-faktur.
• Stosowanie KSeF a terminy płatności, wynikające z zawieranych umów – aspekty praktyczne.
• Rozwiązania dotyczące drobnych zakupów (zakupy w sklepach stacjonarnych, na stacjach paliw, zakupy internetowe).
• Likwidacja not korygujących.
• Faktury zakupowe – kluczowe działania i rozwiązania mające na celu „posegregowanie” faktur zakupowych.
• Analiza konieczności zmian w obowiązujących umowach oraz stosowanych wzorcach dokumentów.
• Dokumentacja i procedury wewnętrzne (zarządzenia, uchwały, instrukcje).

4. Nadawanie uprawnień oraz wdrożenie systemu fakturowania ustrukturyzowanego w jst.

• Na co należy zwrócić uwagę, przygotowując się do wdrażania nowych e-faktur w jednostce samorządu?
• Uprawnienia do korzystania z KSeF oraz sposoby ich określenia i nadania.
• Sposoby autoryzacji i uwierzytelniania.
• Modele uprawnień do korzystania z KSeF w przypadku jst.
• KSeF a centra usług wspólnych.
• Przygotowanie merytoryczne pracowników – na co zwrócić uwagę?
• „Krok po kroku” – ścieżka wdrożenia KSeF w jst.
• Dyskusja, odpowiedzi na pytania.

Skarbnicy, główni księgowi i księgowi; wszystkie osoby, zajmujące się wystawianiem faktur w jednostkach administracji publicznej, w szczególności w JST i jednostkach podległych.

Partner, radca prawny kierujący Działem Prawa Podatkowego w dużej Kancelarii Prawnej w Poznaniu, szkoleniowiec specjalizujący się w sprawach związanych z rozliczeniami jst oraz spółek komunalnych w zakresie podatku od towarów i usług oraz podatku od nieruchomości. W ramach bieżącej praktyki przede wszystkim doradza jednostkom samorządu terytorialnego w sprawach związanych z optymalnym rozliczaniem podatku od towarów i usług, rozliczania zadań powierzanych do realizacji spółkom komunalnych, a także w sprawach realizacji samorządowych projektów inwestycyjnych, w tym finansowanych ze środków zewnętrznych.