Jak przygotować jednostkę do pracy w EZD? Szkolenie wprowadzające do wykonywania czynności kancelaryjno-archiwalnych w systemach teleinformatycznych

Przyjęta w formie krajowych strategii rozwojowych transformacja cyfrowa państwa i społeczeństwa ma zmienić biurowość polskich urzędów z papierowej w elektroniczną. Wiąże się to niewątpliwie z przemianą organizacji (urzędu, jednostki organizacyjnej) i jej kultury pracy w nowy podmiot, wykorzystujący maksymalnie technologie cyfrowe we wszystkich sferach swej działalności.
Od 2026 roku jednostki administracji publicznej zobligowane będą powszechnie do wdrożenia i faktycznego korzystania z systemów teleinformatycznych klasy EZD, w których gromadzona, tworzona, przechowywana powinna być dokumentacja, a tym samym realizowany będzie precyzyjnie i formalnie określony proces kancelaryjny. Oznacza to, że wybrany przez Urząd system klasy EZD (np. EZD RP) ma pozwolić na kompleksowe zarządzanie, klasyfikację i kwalifikację dokumentacji oraz kompletowanie akt sprawy oraz ich archiwizację.
Nie można - prowadząc i obsługując dokumentację elektroniczną - pominąć procedur kancelaryjnych. Obieg dokumentacji musi odbywać się jednocześnie przy wykorzystaniu określonych formalnie narzędzi kancelaryjno-archiwalnych, a także właściwej realizacji procedur końcowych dla dokumentacji elektronicznej, tj. przekazywania materiałów archiwalnych elektronicznych do ADE, brakowania dokumentacji niearchiwalnych, ale także umożliwieniu przeprowadzania ekspertyz archiwalnych archiwom państwowym. Zastąpienie papierowej kancelarii elektroniczną nie zwolni jednostek ze stosowania normatywów kancelaryjno-archiwalnych. Biorąc po uwagę powyższe, zapraszamy do udziału w szkoleniu, podczas którego prowadząca przekaże Państwu wiedzę, jak właściwie przygotować się do pracy w systemie EZD.
 

• Zidentyfikowanie i omówienie kluczowych punktów w obiegu informacji i dokumentacji, które bezpośrednio angażują twórców dokumentacji w stosowanie EZD.
• Świadome korzystanie z narzędzi kancelaryjnych i prawidłowa interpretacja pojęć
funkcjonujących w sferze zarządzania dokumentacją.
• Nabycie wiedzy na temat funkcjonalności systemów teleinformatycznych klasy EZD i odróżnienie ich od systemów EOD, czy platform komunikacji z klientami.
• Zdobycie umiejętności z zakresu klasyfikacji i kwalifikacji dokumentów elektronicznych, stanowiących akta spraw oraz grupowania dokumentów poza aktami spraw.
• Wskazanie strategicznych momentów w procesie gromadzenia i wytwarzania dokumentów oraz oszacowanie ryzyk, występujących w obiegu kancelaryjnym.
• Określenie drzewa decyzyjnego, tworzonego w jednostce organizacyjnej na podstawie prowadzonej w EZD dokumentacji.
 

1. Podstawy formalno-prawne do zarządzania dokumentacją w jednostce, dające możliwość elektronicznego zarządzania dokumentacją.
2. Omówienie wpływu ustawy o ochronie danych osobowych na okresy przechowywania, ograniczone przechowywanie, integralność i rozliczalność.
3. Potrzeba, czy konieczność zmiany przepisów kancelaryjno-archiwalnych, gdy jednostka przechodzi na EZD?
4. Definicje: system EZD, system tradycyjny, systemy wspomagające, systemy dziedzinowe.
5. Identyfikacja procedur i czynności takich jak: dekretacja i akceptacja I i II rzędu, rozdział przesyłek na stanowiska pracy, współdzielenie sprawy, identyfikacja komórek merytorycznych i współdziałających.
6. Kancelaryjne cechy dokumentacji: rejestrowanie i opis przesyłek i spraw, definiowanie akt spraw i grupowanie dokumentacji nietworzącej akt spraw, konstruowanie identyfikatorów/znaków pism i spraw, zakładanie podteczek/wydzieleń, itp.
7. Różnice w przyjmowaniu i wysyłce przesyłek w postaci tradycyjnej lub elektronicznie.
8. Case study: Postępowanie z dokumentacją przekazaną ePUAPem.
9. Definiowanie narzędzi kancelaryjno-archiwalnych, takich jak: przekazywanie dostępu i uprawnień do prowadzonych akt, wycofywanie dokumentacji, jej udostępnianie, brakowanie i usuwanie nieprzydatnych informacji.
10. Postępowanie z dokumentacją spraw zakończonych, składem chronologiczny i składem informatycznych nośników danych w kancelarii/ punktach kancelaryjnych.
11. Pytania od uczestników.
 

Szkolenie skierowane jest do wszystkich osób, odpowiedzialnych za zarządzanie dokumentacją, zwłaszcza kierujących pracą komórek organizacyjnych i sekretariatów, koordynatorów czynności kancelaryjnych i archiwistów zakładowych, a także osób odpowiedzialnych za wdrażanie EZD w instytucji.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.