Zajęcia doskonalące dla koordynatorów czynności kancelaryjno-archiwalnych oraz archiwistów zakładowych

Skuteczne zarządzanie dokumentacją i archiwami stanowi kluczowy element wewnętrznych procesów organizacyjnych danej jednostki, a koordynatorzy czynności kancelaryjno-archiwalnych oraz archiwiści zakładowi pełnią kluczową rolę w procesie prawidłowego porządkowania, przechowywania i udostępniania wytworzonej w jednostce dokumentacji. Dwudniowe warsztaty doskonalące to okazja do poszerzenia wiedzy, zdobycia nowych narzędzi oraz wymiany doświadczeń z zakresu archiwizacji z innymi profesjonalistami z tej dziedziny. Podczas zajęć:

• przeanalizujemy potrzeby formalno-organizacyjne jednostki przygotowującej się do wdrożenia EZD,
• omówimy problem monitorowania aktualności jednolitego rzeczowego wykazu akt pod kątem systematycznego brakowania dokumentów oraz elektronicznego zarządzania dokumentacją,
• omówimy na przykładach konkretne przypadki kancelaryjno-archiwalne (metoda: case study), a uczestnicy będą mogli poprzez dyskusję oraz ćwiczenie potwierdzić prawidłowość wykonywanych prac czy realizacji procedur przynależnych do zadań archiwów zakładowych i składnic akt.

Szkolenie odpowiada na określony w Instrukcji archiwalnej obowiązek stałego pogłębiania kwalifikacji zawodowych, rekompensując częściowo lub wprowadzając w zakres wiedzy kursu kancelaryjno-archiwalnego II stopnia. 

• Omówienie obowiązujących trendów w zarządzaniu dokumentacją, z uwzględnieniem interpretacji aktualnych przepisów kancelaryjno-archiwalnych.
• Realizacja zapisów instrukcji archiwalnej w zakresie obowiązku stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników odpowiedzialnych za archiwa zakładowe.
• Poszerzenie i uzupełnienie wiedzy oraz wymiana doświadczeń w zakresie praktycznego stosowania ustawy archiwalnej, rozporządzeń wykonawczych oraz wytycznych metodycznych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
• W trakcie dwudniowych zajęć seminarzyści będą mogli prowadzić otwartą dyskusję z trenerem i uczestnikami, dzieląc się swoimi problemami i doświadczeniami zawodowymi, by móc wypracować rozwiązanie lub ustalić prawidłowy sposób postępowania w problematycznych kwestiach pojawiających się w codziennej pracy w zakresie archiwizacji.

UWAGA! Warunkiem koniecznym udziału w seminarium jest posiadanie podstawowej wiedzy teoretycznej dotyczącej prowadzenia archiwów zakładowych i składnic akt.

I DZIEŃ.
1. Obowiązki archiwalne państwowej i samorządowej jednostki organizacyjnej.
2. Bezdziennikowy system kancelaryjny w praktyce. Wdrażanie elektronicznej dokumentacji. Różnice i podobieństwa w tradycyjnym oraz elektronicznym systemie wykonywania czynności kancelaryjnych i ich wpływ na archiwizację. ĆWICZENIE
3. Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji (selekcja archiwalna i wartościowanie dokumentacji). Zmiana wykazów akt pod kątem skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. ĆWICZENIE
4. Opis jednostki inwentarzowej (specyficzne rodzaje dokumentacji: koperty dowodowe osób zmarłych, teczki pracownicze, projekty UE, dokumentacja techniczna, umowy).
5. Ewidencja dokumentacji (elementy spisów zdawczo-odbiorczych, weryfikacja kwalifikacji archiwalnej, uzupełnianie danych w ewidencji).
6. Sylwetka koordynatora czynności kancelaryjnych i archiwisty zakładowego.
7. Porządkowanie dokumentacji w pierwotnym stanie wytworzenia. Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych oraz metodyczne etapy prac porządkowych.
8. Rola organów nadrzędnych i nadzorujących w kontroli dokumentacji.
9. Postępowanie z dokumentacją w momencie reorganizacji i likwidacji podmiotu.
10. Kontrole i ekspertyzy archiwum państwowego (uczestnicy procesu kontrolnego w jednostce organizacyjnej: szef jednostki, koordynator czynności kancelaryjnych, twórcy dokumentacji, archiwista zakładowy).
11. Archiwum zakładowe i jego filie, a registratura i „archiwa wydziałowe”, outsourcing archiwalny.
12. Odmienne zasady rozliczania dla dokumentacji o znaczeniu trwałym i czasowym (identyfikacja, weryfikacja kwalifikacji archiwalnych, ustalanie kategorii archiwalnej wyższej, naliczanie okresów przechowywania a archiwalny kontekst RODO).

II DZIEŃ.
1. Ustawowy obowiązek przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego – adresaci, terminy, procedura.
2. Ocena wartości dokumentacji a jej niszczenie. Analiza procesu brakowania dokumentacji w świetle obowiązujących procedur archiwalnych. ĆWICZENIE
3. Kto odpowiada za brakowanie akt w podmiocie i jak często należy je przeprowadzać? Udział komórek merytorycznych w ocenie wartości dokumentacji.
4. Jak postąpić z aktami stowarzyszeń, przedsiębiorców prywatnych, spółek? 
5. Pojęcie ekspertyzy archiwalnej i jej umiejscowienie w przepisach prawnych. Kto, kiedy i jak może wystąpić o ekspertyzę? Zasady wnioskowania o ekspertyzę archiwalną.
6. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum.
7. Dyskusja.
 

Koordynatorzy czynności kancelaryjnych (liderzy SOD) i archiwiści zakładowi, którzy ukończyli kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia, zatrudnieni w podmiotach prowadzących archiwa zakładowe, takich jak: urzędy miast i gmin, starostwa, urzędy administracji państwowej, instytucje wymiaru sprawiedliwości, itp.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka Wydziału Humanistycznego UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegły sądowy, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.