Pisma kierowane do stron w sprawach z pomocy społecznej po wejściu w życie e-doręczeń. Wzory, uzasadnienia, istotne wskazówki, przykłady

• Zapraszamy do udziału w szkoleniu poświęconym prawidłowemu sporządzaniu pism kierowanych do stron w sprawach z zakresu pomocy społecznej po wejściu w życie przepisów o e-doręczeniach. Spotkanie ma charakter praktyczny i koncentruje się na najczęściej stosowanych pismach procesowych, ich poprawnej konstrukcji, doborze podstaw prawnych oraz właściwym formułowaniu uzasadnień i pouczeń.
• Podczas spotkania kompleksowo omówimy pisma kierowane do stron w sprawach z zakresu pomocy społecznej na wszystkich etapach postępowania administracyjnego, ze szczególnym uwzględnieniem zasad elektronizacji i e-doręczeń. Każde pismo omówione zostanie ze wskazaniem właściwych i niewłaściwych zapisów, podstaw prawnych, orzecznictwa. Przekażemy wskazówki, jak takie pisma formułować, jakich zapisów unikać, jak uzasadniać, jakie pouczenia stosować.
• Uczestnicy otrzymają wzory omawianych pism w materiałach szkoleniowych.

• Udział w szkoleniu pozwoli uczestnikom uporządkować i zaktualizować wiedzę, poznać rekomendowane rozwiązania oraz uniknąć błędów, które mogą skutkować wadliwością prowadzonego postępowania lub nieprawidłowym doręczeniem pism.
• Przekazywane treści, oparte na przykładach z praktyki oraz aktualnym orzecznictwie, stanowią realne wsparcie w codziennej pracy pracowników pomocy społecznej.
• W ramach szkolenia omówione zostaną m.in. pisma dotyczące braków formalnych, przekazywania spraw według właściwości, wszczynania i odmowy wszczęcia postępowania, ustanawiania pełnomocników, wyznaczania terminów oraz prowadzenia postępowania dowodowego.
• Szczególna uwaga zostanie poświęcona prawidłowym pouczeniom, uzasadnieniom oraz zasadom doręczania pism i decyzji po wejściu w życie przepisów o e-doręczeniach.
• Program uwzględnia również pisma związane z mediacją, zawieszeniem postępowania, przekazywaniem odwołań wraz z aktami sprawy oraz procedurą zmiany lub uchylenia decyzji.
• Omówione zostaną najczęstsze problemy praktyczne. Prowadząca odpowie też na pytania uczestników.

1. Przyjęcie podania od strony ubiegającej się o pomoc:
   • jak ocenić żądanie strony? Umówienie wywiadu lub przyjęcie wniosku o zmianę lub uchylenie decyzji. W jaki sposób poinformować o dalszych działaniach? Czy można stronie podyktować treść pism - jak pracownik zapisuje żądanie strony, jak na tym etapie mówić o doręczeniu elektronicznym?
   • odpowiedź na pismo e-mail- wniosek o pomoc, o zwolnienie, o zmianę decyzji – jak wyjaśnić niemożność korespondowania w tej postaci dalszych działań organu i strony? Jak na tym etapie mówić o doręczeniu elektronicznym?
   • wpływ drogą pisemną elektroniczną za pośrednictwem e-PUAP – jak odpowiedzieć stronie, że dalsza korespondencja nie będzie odbywać się w roku 2026 drogą e-PUAP, jak na tym etapie mówić o doręczeniu elektronicznym?
   • sprawdzenie czy są wszystkie elementy podania (adres, podpis strony, dołączone pełnomocnictwo, dokumenty, jeśli ustawa materialna wymaga) – wezwanie strony o braki, pouczenia w jaki sposób strona może odpisać do organu – wyjaśnienie jak uzupełnia się braki pisemnie papierowo i pisemnie elektronicznie i jak podpisuje się pisma papierowe i pisma elektroniczne?
   • braki formalne – brak podpisu – lub niewłaściwa forma wniesienia pisma - wezwanie o uzupełnienie braków formalnych z zakreśleniem terminu:
     • uzupełnienie braków formalnych – dalsze procedowanie,
     • niezupełnie braków formalnych – pozostawienie podania /wniosku bez rozpoznania,
   • przyjęcie podania na adres do doręczeń elektronicznych.
2. Zbieranie informacji dotyczących właściwości organu:
   • jakie zadać stronie pytania dotyczące miejsca pobytu, zamieszkania, zameldowania, centrum życiowych czynności, leczenia?
3. Pisma przekazujące podanie do innego organu – podstawa prawna, wyjaśnienie i uzasadnienie, istotne elementy do sporów o właściwość. Kto ma wykonać wywiad środowiskowy – jakie pytania powinny znaleźć się w wywiadzie?
4. Zawiadomienie strony o wszczęciu postępowania z urzędu, wraz z odpowiednimi pouczeniami o możliwej korespondencji o obowiązkach strony o doręczeniach:
   • odmowa wszczęcia postępowania - postanowienie z pouczeniem o zażaleniu, gdy wnoszący podanie nie jest stroną postępowania albo gdy złożył wniosek o takiej treści, jaka była już rozstrzygnięta inna decyzją,
   • postanowienie o zwrocie podania - sprawa dotyczy sporu cywilnego.
5. Pisma - pouczenia o pełnomocnikach:
   • wezwanie o pełnomocnictwo,
   • uzupełnienie adresu pełnomocnika – wyjaśnienie, czym jest adres do doręczeń elektronicznych strony i adres do doręczeń elektronicznych pełnomocnika.
6. Pisma dotyczące wyznaczenia nowego terminu załatwienia sprawy.
7. Pisma w postępowaniu dowodowym:
   • zawiadomienie o terminie przeprowadzenia wywiadu, pouczenia o elektronizacji postępowania (np. zmiana terminu wywiadu),
   • odbieranie oświadczeń od strony do protokołu,
   • wezwania o informacje i dokumenty – art. 50 i 54 k.p.a. -pouczenia: jak przesyłać dokumenty? jak podpisywać? jak przesyłać pisma ogólne i załączniki – kiedy organ uzna, że pismo elektronicznie przesłane jest podpisane?
   • pomoc prawna – zwrócenie się do innego organu: pismo przewodnie – wskazanie czego organ oczekuje?
   • wezwanie organu o przesłuchanie strony lub świadka – wysyłka pisma elektronicznego, ale z zawiadomieniem o osobistym stawiennictwie.
8. Pisma w zakresie mediacji postępowania - zapytanie o możliwość skierowania do mediacji lub odmowa skierowania do mediacji.
9. Pisma dotyczące informacji o możliwości zawieszenia postępowania.
10. Pouczenia w uzasadnieniu decyzji, dlaczego organ wysyła decyzję w inny sposób niż na adres e-PUAP.
11. Doręczenia: wysyłka pism i decyzji za pośrednictwem e-doręczeń.
12. Przekazanie podania do organu odwoławczego wraz z aktami sprawy - co organ powinien wskazać w piśmie? Jak odnieść się do zarzutów odwołania? Czy wskazać linie orzeczniczą na jakiej opierał się organ? Czy wysyłka pisma następuje drogą pisemną elektroniczną czy droga pisemną?
13. Zmiana i uchylenie decyzji:
    • pouczenie, w jakim trybie jest możliwa zmiana decyzji,
    • zawiadomienie o wszczęciu postępowania w sprawie zmiany lub uchylenia decyzji z pouczeniem o elektronizacji.
14. Odpowiedzi na pytania.

Kadra kierownicza oraz pracownicy ośrodków pomocy społecznej oraz centrów usług społecznych.

Specjalistka z zakresu postępowania administracyjnego, rodzinnego, świadczeń rodzinnych i społecznych, członek etatowy Samorządowego Kolegium Odwoławczego, wieloletni praktyk orzecznik, trener szkoleń prawnych z zakresu zabezpieczenia społecznego oraz procedury administracyjnej, konsultant Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie oraz ośrodków pomocy społecznej.