Procedura udzielenia zamówienia, także oczami kontrolujących zamówienia publiczne. Kompendium wiedzy z zakresu przygotowania, przeprowadzenia postępowania oraz realizacji umowy, w tym w sytuacjach „awaryjnych”

W związku z szeregiem zmian wprowadzonych ostatnio w regulacjach prawnych z zakresu prawa zamówień publicznych przygotowaliśmy dwudniowe zajęcia, które swoim zakresem obejmują kompleksowe omówienie praktycznej strony przygotowania do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym pełnej wersji specyfikacji istotnych warunków zamówienia z załącznikami wraz z czynnościami organizacyjnymi. To szkolenie jest dla Ciebie, jeśli:
• nie wiesz jak przygotować się do postępowania, jak przygotować specyfikację warunków zamówienia, ogłoszenie o zamówienie, wszcząć postępowanie, udzielić odpowiedzi na pytania, przeprowadzić procedurę badania i oceny ofert czy podjąć decyzję związaną ze zmianami w już realizowanej umowie. Podczas zajęć w czytelny i prosty sposób prowadzący przedstawi schemat postępowania z przykładowymi dokumentami i czynnościami w trybie podstawowym (procedura o wartości poniżej progu unijnego). Do tego schematu będą dołączone przykładowe dokumenty, druki i wzorce związane z czynnościami, które mogą wystąpić w prowadzonym postępowaniu i w czasie realizacji umowy. Dla osób, które dopiero rozpoczynają drogę w zamówieniach publicznych lub chciałaby ujednolicić swoją wiedzę w tematyce zamówień to jest odpowiednie szkolenie!
•  czeka Cię przygotowanie i przeprowadzenie postępowania oraz nadzór na realizacją umowy. Zamiast kosztów dodatkowych konsultacji i doradztwa – zapisz się na to szkolenie! Akty prawne, SWZ, dokumenty czy druki oświadczeń w połączeniu z wiedzą jak je zastosować zostaną przedstawione na tym dwudniowym szkoleniu „na gotowo”. W trakcie szkolenia, omawiając poszczególne etapy przygotowania i prowadzenia postępowania oraz realizacji umowy w zamówieniach publicznych będzie udostępniona lista sprawdzająca z podaniem najczęściej występujących nieprawidłowości na danym etapie procedury oraz konsekwencje nieprzestrzegania przepisów. To również idealny materiał dla kontrolujących zamówienia publiczne!

• Omówienie praktycznych aspektów zmian przepisów mających wpływ na przygotowanie postępowania i jego prowadzenie, łącznie z realizacją umowy i aneksami do niej.
• Ważnym elementem tego szkolenia będzie przedstawienie aktualnego stanu prawnego, który wpływa na przygotowanie i prowadzenie postępowania, w tym zagadnień dotyczących Ukrainy (wykluczenia wykonawców i zwolnienia z obowiązku stosowania ustawy pzp), czy też rejestru umów dla jednostek sektora finansów publicznych.
• Poznanie zasad przygotowania dokumentów i realizacji procedur z zakresu zamówień publicznych. Omówienie procedury przeprowadzenia postępowania, badania i oceny ofert, wyboru oferty najkorzystniejszej i realizacji umowy dla potrzeb zamówień publicznych.
• Omówienie wymagań i obowiązków w połączeniu z konsekwencjami za ich nieprzestrzeganie – lista sprawdzająca dla kontrolujących zamówienia publiczne - z przykładami i konsekwencjami.
• Otrzymanie obszernych materiałów szkoleniowych w wersji elektronicznej – prezentacji szkoleniowej, wzorów dokumentów:
- Zestawienie aktów prawnych koniecznych do przygotowania i prowadzenia postępowania (ok. 24 regulacji prawnych) – format pdf.
- Wymagane przepisami prawa druki ogłoszeń, informacji czy protokołu postępowania – format pdf.
- Zapisana w pliku pdf prezentacja, z której będzie korzystał prowadzący szkolenie (ponad 400 slajdów).
- Przykładowe rozwiązania związane z przygotowaniem, prowadzeniem postępowania i realizacją umowy (w tym SWZ z załącznikami, oświadczenia z art. 56, wystąpienia/informacje kierowane przez zamawiającego do wykonawców lub na stronę internetową, raport z realizacji umowy, protokoły posiedzeń komisji przetargowej – format docx.
- Zestawienie wybranych opinii, interpretacji i komentarzy, w tym Urzędu Zamówień Publicznych.
- Wybrane tezy wyroków.
- Wybrane elementy raportów czy informacji z kontroli zamówień publicznych.
- Opracowania własne prowadzącego.
• Poznanie najczęściej popełnianych błędów i nieprawidłowości z zakresu udzielania zamówień publicznych.
• Poznanie odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania i wątpliwości związane z tematem zajęć.

1. Przypomnienie podstaw prawnych – zestawienie regulacji, które powinien znać zamawiający. Zestawienie zmian wprowadzonych do systemu zamówień publicznych w ostatnich miesiącach.
• Wykluczenie wykonawców – „Ukraina”.
• Zwolnienie z obowiązku stosowania ustawy pzp „Ukraina”.
• Zmiany związane z robotami budowlanymi.
• Wyżywienie dzieci – oświata.
• Rejestr umów - jednostki sektora finansów publicznych.
• Aktualizacja sprawozdania z udzielonych zamówień w roku 2022.
2. Strona organizacyjna konieczna do sprawnego przeprowadzenia postępowania.
• Rozwiązania organizacyjne – regulaminy i komisja przetargowa.
• Strona informatyczna – zestawienie wymagań i obowiązków.
• Zasady komunikacji z wykonawcami i strony internetowe.
• Gdzie szukać informacji, gdy powstanie problem / sytuacja awaryjna w postępowaniu czy realizacji umowy – lista ratunkowa.
• Lista sprawdzająca – możliwe błędy i konsekwencje na tym etapie przygotowania postępowania.
3. Przygotowanie do postępowania objętego przepisami ustawy pzp w tym SWZ.
• Opis przedmiotu zamówienia i wpływ na przygotowanie i prowadzenie postępowania. Punkty krytyczne i schemat weryfikacji w przypadku przygotowania opisu przedmiotu przez inne osoby lub podmioty zewnętrzne.
• Warunki udziału w postępowaniu. Połączenie warunków udziału z wymaganiami w trakcie realizacji umowy. Podwykonawstwo oraz udostępnienie zasobów przez inny podmiot. Podmiotowe środki dowodowe.
• Wykluczenie wykonawcy z postępowania. Budowa katalogu przypadków wykluczenia i wymaganych dokumentów podmiotowych.
• Zasady kontaktu i porozumiewania się z wykonawcami w procedurach zamówień publicznych. Punkty krytyczne – oprogramowanie dla zamówień publicznych. Na co zwrócić uwagę?
• Wadium. Kiedy wymagać i na jakie elementy zwrócić uwagę w zapisach SWZ?
• Kryteria oceny ofert. Budowa, opis i ograniczenia 60% kryterium ceny. Kiedy istnieje możliwość wprowadzenia ceny 100%?
• Cena oferty. Zasady wyliczenia i wpływ na przygotowany projekt umowy.
• Umowa. Elementy kluczowe i powiązanie projektu umowy z zapisami SWZ w zakresie warunków udziału, kryteriów oceny ofert, terminu wykonania, kar umownych, podwykonawstwa. Zmiana umowy i waloryzacja.
• Załączniki do SWZ – ich wpływ na prowadzenie postępowania i realizację umowy.
• Przykładowa treść SWZ z załącznikami i podpowiedzią w danym segmencie wymagań.
• Gdzie często popełniamy błędy przygotowując SWZ – lista sprawdzająca dla kontrolujących zamówienia publiczne. Konsekwencje. Tezy wyroków i opinie UZP.
4. Przygotowanie ogłoszenia o zamówieniu.
• Powiązanie ogłoszenia o zamówieniu z treścią SWZ.
• Wymagania dotyczące ogłoszeń.
• Druk ogłoszenia o zamówieniu – na co zwrócić uwagę?
• Lista sprawdzająca – kontrola i nieprawidłowości. Konsekwencje. Opinie.
5. Wszczęcie postępowania, pytania i odpowiedzi.
• Ogłoszenie o zamówieniu – dokumentowanie czynności wszczęcia.
• Wzmocnienie konkurencyjności w postępowaniu.
• Protokół prowadzony w toku postępowania. Wzór i zasady jego wypełnienia.
• Etapy jawności postępowania i dokumentów. Tajemnica przedsiębiorstwa.
• Pytania do SWZ, żądanie wyjaśnień oraz próby zmiany SWZ przez wykonawców.
• Przykładowe dokumenty, którymi powinien dysponować zamawiający na tym etapie procedury.
• Terminy wskazane w ustawie pzp oraz w SWZ.
• Oświadczenia na tym etapie postępowania – przykład.
• Komisja przetargowa i zakres zadań i obowiązków poszczególnych członków.
• Przygotowanie kalendarza procedury i realizacji umowy. Przykładowe rozwiązanie.
• Lista sprawdzająca – pakiet możliwych błędów i naruszenia przepisów prawa. Konsekwencje. Tezy wyroków i opinie UZP.
6. Złożenie ofert i czynności związane z ich badaniem i oceną.
• Procedura otwarcia ofert i udokumentowanie czynności.
• Komisja przetargowa i zakres zadań i obowiązków poszczególnych członków.
• Badanie i ocena ofert:
- Dokumenty złożone przez wykonawcę w ofercie. Podział rodzajowy w rozumieniu ustawy pzp.
- Podstawy do odrzucenia oferty.
- Poprawa omyłek „oczywistych lub nieistotnych”.
- „Rażąco niska …” – czy zawsze wymagane jest żądanie wyjaśnień?
- Żądanie wyjaśnień.
- Żądanie uzupełnienia lub poprawy.
- Żądanie dokumentów i oświadczeń na etapie badania i oceny ofert.
- Przykładowe dokumenty i oświadczenia, którymi powinien dysponować zamawiający na tym etapie postępowania.
• Kryteria oceny ofert – zasady punktacji. Oferta najkorzystniejsza.
• Wymagania dodatkowe.
• Lista sprawdzająca – zestawienie możliwych błędów i nieprawidłowości. Konsekwencje. Tezy wyroków i opinie UZP.
7. Unieważnienie postępowania na każdym etapie procedury.
• Podstawa prawna do unieważnienia. Obowiązek czy możliwość?
• Przykładowe okoliczności i dokumentacja.
• Wymagane czynności.
• Ogłoszenie o wynikach postępowania.
• Unieważnienie postępowania – negatywne skutki.
• Lista sprawdzająca. Konsekwencje. Tezy wyroków i opinie UZP.
8. Wybór oferty najkorzystniejszej i czynności związane z zawarciem umowy.
• Strona organizacyjna.
• Dokumentowanie czynności – przykładowe rozwiązania.
• Zawiadomienie o wyborze / informacja na stronie internetowej.
• Wymagania formalne przed zawarciem umowy.
• Rezygnacja wykonawcy z zawarcia umowy – konsekwencje.
• Zawarcie umowy z wybranym wykonawcą.
• Ogłoszenie o wynikach postępowania.
• Lista sprawdzająca. Konsekwencje. Tezy wyroków i opinie UZP.
9. Realizacja umowy i jej wykonanie.
• Nadzór nad realizacją zamówienia publicznego – strona organizacyjna.
• Wymagania wynikające z ustawy pzp dotyczące umowy.
• Raport z realizacji umowy. Możliwość lub obowiązek? Przykładowe rozwiązanie.
• Zmiany do umowy – aneksy. Kiedy można, a w jakich przypadkach jest to zabronione?
• Zmiany w umowie – przykładowe rozwiązania zgodne z przepisami prawa.
• Zmiany w umowie – naruszenie przepisów.
• Wykonanie umowy – ogłoszenie o wykonaniu. Informacje i punkty kluczowe.
• Lista sprawdzająca na tym etapie procedury realizacji umowy. Konsekwencje. Tezy wyroków i opinie UZP.
10. Po zakończeniu każdego dnia wykładów panel dyskusyjny obejmujący zrealizowany blok tematyczny.

Adresatami są trzy grupy osób/jednostek:
• Pierwsza to zamawiający, który po szkoleniu otrzymuje zestaw czynności i procedury koniecznej do przeprowadzenia zamówień publicznych. Osoby zainteresowane to: kierownicy jednostek, komisja przetargowa, służby finansowo-księgowe, osoby zajmujące się przygotowaniem postępowania lub nadzorem nad realizacją zamówienia (umowy). Przygotowana i omówiona lista sprawdzająca na każdym etapie procedury ułatwia samodzielną weryfikację czynności realizowanych przez poszczególne osoby oraz pozwala uniknąć błędów.
• Druga grupa osób to wykonawca, który jest zainteresowany poznaniem schematu i czynnościami, które ma wypełnić zamawiający w zamówieniach publicznych. Pozyskane informacje ze szkolenia pozwolą mu zweryfikować czy zamawiający stosują przepisy prawa czy też nie.
• Trzecia grupa osób, która może być zainteresowana szkoleniem, to osoby zajmujące się kontrolami zamówień publicznych lub nadzorujące ich poprawność w danej jednostce. Przygotowane zestawienie często występujących nieprawidłowości i naruszeń przepisów prawa (lista sprawdzająca) znacznie ułatwi realizację czynności kontrolnych.

Jeden z najbardziej cenionych specjalistów i trenerów w zakresie zamówień publicznych w Polsce. Zamówieniami publicznymi zajmuje się od 1994 roku – doskonale zorientowany w specyfice funkcjonowania podmiotów podlegających systemowi zamówień publicznych. Trener zamówień publicznych wpisany w 1994r. na listę Prezesa UZP w zakresie: dostaw, usług, usług informatycznych oraz robót budowlanych. Autor licznych publikacji i artykułów. W latach 1995-2006 wpisany na listę arbitrów Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Wiedza praktyczna sprawdza się przy konsultacjach w przygotowaniu i prowadzeniu postępowań, weryfikacji ogłoszeń o zamówieniu i treści specyfikacji czy budowaniu rozwiązań organizacyjnych. Prowadzi szkolenia na terenie całego kraju. Posiada cenny zbiór doświadczeń i sprawdzonych rozwiązań. Praktyk w trzech płaszczyznach: zamawiający, wykonawca i kontrola zamówień. Każdego roku w jego szkoleniach bierze udział kilka tysięcy osób (średnio w roku ok. 120 szkoleń jedno/dwu lub trzydniowych), a częste konsultacje i doradztwo (także telefoniczne) prowadzi od 28 lat. W rankingach popularności osób prowadzących szkolenia niezmiennie zajmuje czołowe pozycje.