Rozliczanie należności z tytułu podróży służbowych krajowych i zagranicznych w kazusach

Rozliczanie należności z tytułu podróży służbowych pracowników znajduje oparcie w powszechnie obowiązujących przepisach. Zdarzają się jednak zaskakujące sytuacje, które wymagają podjęcia indywidualnej decyzji przez pracodawcę, a wcześniej przez osoby rozliczające „delegacje”. Zapraszamy na szkolenie w formie warsztatowej, którego celem jest zaangażowanie uczestników do rozwiązania typowych, jak i nietypowych przypadków. Omówimy te elementy wewnętrznych procedur rozliczania podróży służbowych, które określają warunki uznania wydatku ponoszonego przez pracownika. Ponadto uczestnicy szkolenia będą mogli prześledzić „krok po kroku” zasady obliczania należności z tytułu podróży krajowych i zagranicznych, ilustrowane licznymi kazusami.

Udział w zajęciach umożliwi uczestnikom uniknięcie problemów interpretacyjnych w zakresie rozliczania podróży służbowych, konsekwencji prawnych i podatkowych, oraz umożliwia zapoznanie się z przykładami procedur dotyczących podróży służbowych.
Uczestnicy podczas szkolenia dowiedzą się m.in.:
• Jakie zasady obowiązują w zakresie celu, terminu, miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży, środka transportu, diet, ryczałtów, kosztów noclegu itp.?
• Jak rozliczyć przejazd (przelot, rejs) na terenie Polski w podróży zagranicznej?
• Jakie warunki należy spełnić, aby rozliczyć podróż służbową odbytą pojazdem nie należącym do pracodawcy?
• Czy ubezpieczyć pracownika w zakresie kosztów leczenia w podróży zagranicznej?
• Co powinna zawierać wewnątrzzakładowa procedurę rozliczania należności z tytułu podróży służbowych?
• Jak rozliczyć koszty taksówki, obiadokolacji, posiłku zapewnionego, a niespożytego, lunchu, pobytu przedłużonego przez pracownika itp.?
Uczestnicy podczas szkolenia nauczą się m.in.:
• Jak prawidłowo rozliczyć czas pracy w podróży służbowej?
• Jak prawidłowo obliczać diety, ryczałty, „kilometrówkę” koszty dojazdów przy podróży krajowej i zagranicznej?
• Jak weryfikować poprawność rozliczenia przez pracownika kosztów podróży służbowej?

1. Podróż służbowa w świetle regulacji prawnych (omówienie aktualnych rozwiązań prawnych w zakresie podróży służbowych):
• Definicja podróży służbowej i innych wyjazdów pracowniczych, w kontekście zakresu obowiązków i miejsca wykonywania pracy.
• Wewnętrzne procedury lub instrukcje rozliczania podróży służbowych – przykłady.
• Określenie miejsca świadczenia pracy.
• Oddelegowanie a podróż służbowa.
• Ograniczenie dotyczące niektórych pracowników w wysyłaniu w podróż służbową.
2. Czas pracy w delegacji (podróży służbowej):
• Część zaliczana do czasu pracy.
• Część niezaliczana do czasu pracy.
• Nadgodziny.
• Normy związane z odpoczynkiem (dobowym, tygodniowym).
• Dokumentowanie czasu pracy w podróży służbowej.
• Wykonywanie obowiązków pracowniczych podczas przejazdu w ramach podróży służbowej.
3. Polecenie wyjazdu służbowego (wymagania formalne i treść), w tym problematyka rozliczania wyjazdów krótkoterminowych (w ramach dniówki roboczej ), podróż rozpoczęta (rozliczenie podróży w przypadku braku realizacji zadania służbowego).
4. Rozliczanie delegacji (podróży krajowych):
• Diety - dieta krajowa uzależniona od ilości posiłków zapewnionych pracownikom, nocleg ze śniadaniem - problemy praktyczne i możliwe rozwiązania faktyczne, posiłek z kontrahentem, obiad na szkoleniu, obiadokolacja, posiłek zapewniony, ale niespożyty dieta za podróż służbową krajową w trakcie podróży zagranicznej itp.
• Koszty dojazdu – środki komunikacji publicznej , pojazdy nie będące własnością pracodawcy, pozostałe wydatki – zakres uznania przez pracodawcę kosztów np. Taxi.
• Ryczałty na jazdy lokalne.
• Dokumentowanie i rozliczanie wydatków - zgoda na użycie samochodu niebędącego własnością pracodawcy, skutki prawne wyjazdu bez polecenia pracodawcy, potwierdzenie odbycia podróży pracownika , dokumenty podpinane pod rozliczenie delegacji - rozliczania faktur, paragonów, rachunków na osobę fizyczną (pracownika), skutki przedłużenia przez pracownika pobytu bez związku z realizacją zadania służbowego.
• Skutki nieprawidłowego rozliczenia delegacji (niezgodnego z prawdą) i nieprawidłowego rozliczenia kosztów podróży służbowej przez pracodawcę.
• Noclegi – limity kosztów noclegu.
• Ryczałty za nocleg.
• Przypadki nieuznania przez pracodawcę kosztów noclegu.
• Należności z tytułu delegacji wypłacone ponad limit.
• Przychód pracownik.
• Koszt uzyskania przychodu pracodawcy.
5. Rozliczanie delegacji – podróży zagranicznej (UE i poza UE):
• Czas pobytu poza granicami kraju.
• Diety.
• Koszty przejazdów miejscowych i dojazdów.
• Noclegi.
• Inne wydatki.
• Wyjazd pracownika z członkiem rodziny.
• Podróż zagraniczna do kilku państw, moment rozpoczęcia i zakończenia etapu podróży zagranicznej
• Pozostałe koszty podróży służbowych – znaczenie ubezpieczenia pracownika (nnw i choroby) przy podróży zagranicznej.
6. Rozliczanie zaliczek na podróże służbowe. Terminy.
7. Ewidencja księgowa podróży służbowej.
8. Kursy walut stosowane do rozliczania podróży służbowej.
9. Samochód w podróży służbowej:
• Samochód służbowy.
• Samochód prywatny (maksymalne stawki „kilometrówki”).
• Samochód wypożyczony.
• Zakup paliwa.
10. Podróż służbowa kierowców.
11. Skutki wypadku w trakcie podróży służbowej w zakresie kosztów podróży.
12. Wyjazdy służbowe zleceniobiorców oraz innych osób niebędących pracownikami.

Osoby stosujące przepisy prawa pracy: pracownicy prowadzący sprawy kadrowe i rozliczające podróże służbowe, osoby zarządzające organizacją w imieniu pracodawcy.

Prawnik. W latach 1994-2007 zawodowo związany z Państwową Inspekcją Pracy (nadinspektor pracy w Sekcji Informacji i Promocji Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku). Stały współpracownik Fundacji Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego , ekspert w zakresie prawa pracy, w tym zagadnień związanych ze świadczeniami pieniężnymi. Od 2010 roku wykładowca przedmiotu: prawna ochrona pracy na studiach podyplomowych (Politechnika Gdańska – Wydział Zarządzania i Ekonomii).