27 października

FORUM SEKRETARZY WOJEWÓDZTWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO

• Data: 27 października 2026 roku
• Miejsce: Platforma Zoom 
• Czas trwania: 8:30 - 12:15

Temat szkolenia:

Praktyczne problemy wprowadzania i kwalifikowania umów do CRU JSFP

Program spotkania:

1. Umowa podlegająca wpisowi – zasady kwalifikacji

• Pojęcie umowy i pojęcie zamówienia na gruncie PZP – jakie elementy przesądzają o powstaniu obowiązku.
• Odpłatność – kiedy o niej mówimy; czy umowa barterowa jest odpłatna; użyczenie i inne umowy nieodpłatne.
• Zamawiający a wykonawca – kiedy zostaje spełniona przesłanka istnienia wykonawcy; kto może być wykonawcą.
• Robota budowlana, dostawa i usługa – rozróżnienie na przykładach umów.
• Forma umowy – charakterystyka i moment zawarcia umowy w danej formie:

1. forma pisemna
2. forma elektroniczna,
3. forma dokumentowa (art. 77² k.c.) – najszerszy zakres, najwięcej wątpliwości; zamówienia e-mailem,
4. forma szczególna (np. akt notarialny).

• Umowy ustne, faktury, rachunki, paragony, korekty, noty – nie stanowią umowy (zamówienie e-mail: szkolenie, transport, zakupy; zakup na fakturę/paragon; opłaty sądowe, administracyjne, parkingowe, autostradowe).

2. Kwalifikujemy umowy – które podlegają wpisowi do CRU (warsztat)

• Usługi: informatyczne, IOD, BHP, obsługa prawna, szkoleniowe (także zawarte online), hotelarskie, gastronomiczne, transportowe (np. wycieczka), opiekuńcze, ogłoszenia prasowe i publikacja ogłoszeń.
• Dostawy: energia, materiały biurowe (papier, tonery, druki), artykuły spożywcze (stołówki), prasa (także elektroniczna), sprzęt (np. przeciwpowodziowy).
• Roboty budowlane: np. budowa schronu.
• Umowy z osobami fizycznymi: zlecenia, o dzieło, zlecenia z nauczycielem, zlecenia z lekarzem, kontrakt medyczny (lekarz/pielęgniarka), umowa z asystentem osoby niepełnosprawnej.
• Oświata i pomoc społeczna: dożywianie („Posiłek w szkole i w domu”), dowóz uczniów, umowa z rodzicem na dowóz dziecka, porozumienie między szkołami (żywienie), badania medycyny pracy.
• Umowy dla wielu jednostek: zawarte przez CUW na rzecz jednostek; zawarte na rzecz wielu jednostek.
• Nieruchomości i majątek: najem (lokale, sala, parking), dzierżawa (grunt, sprzęt, powierzchnia, np. dach/automat), użyczenie, sprzedaż, zakup i zamiana nieruchomości.
• Dotacje i projekty: umowa dotacyjna (podręczniki,), o dofinansowanie (np. PFRON), projekty unijne, dofinansowanie studiów podyplomowych, nieodpłatna pomoc prawna.
• Ubezpieczenia i świadczenia pracownicze: grupowe ubezpieczenie pracowników, ubezpieczenie majątkowe, PPK, MKZP, ZFŚS.
• Inne: umowa z artystą (występ), umowa ramowa, opłaty (parking, RTV), granty – oraz kolejne przypadki zgłoszone przez uczestników.

3. Wprowadzanie danych do systemu CRU JSFP – krok po kroku

• Dostęp do systemu: adres jsfp.rejestrumow.gov.pl; logowanie przez Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej (profil zaufany, mObywatel, e-dowód).
• Wprowadzanie danych umowy – pole po polu:

1. numer umowy – jak ustalić; umowy bez numeru,
2. data zawarcia umowy – różne sytuacje; kiedy faktycznie dochodzi do zawarcia (zależnie od formy),
3. okres, na jaki umowa została zawarta – jak ustalić,
4. oznaczenie stron – osoby fizyczne, przedsiębiorcy, jednostki,
5. przedmiot umowy – prawidłowy, konkretny opis (nie ogólny),
6. wartość umowy – jak wpisać; bez VAT; opcje i wznowienia; umowy bez kwoty; umowy wieloletnie; na czas nieokreślony; waluta,
7. tryb zawarcia umowy,
8. źródło finansowania ze środków zagranicznych,
9. status umowy i data zakończenia.

• Aktualizacja i zmiany w cyklu życia umowy: uzupełnienie/zmiana (aneks), korekta, rozwiązanie za zgodą stron, odstąpienie, wypowiedzenie, wygaśnięcie.
• Informacje podlegające wyłączeniu i anonimizacji (ustawa o dostępie do informacji publicznej, ochrona danych osobowych).
• Termin na udostępnienie danych i ich aktualizację.

4. Organizacja jednostki

• Organizacja wpisów – kwestie techniczne i organizacyjne; udział pracowników poszczególnych komórek; modele podziału kompetencji minimalizujące ryzyko (wprowadzający – weryfikujący – publikujący – akceptujący wyłączenia).
• Dotychczasowe wewnętrzne rejestry umów a CRU JSFP – jak je pogodzić i jak wykorzystać istniejące rejestry, by usprawnić pracę.
• Ochrona danych osobowych w kontekście CRU – rola administratora danych osobowych (ADO), obowiązki wynikające z RODO.
• Odpowiedzialność kierownika JSFP – rezygnacja z odpowiedzialności karnej; egzekwowalność obowiązku i kontrola (NIK,), kontrola zarządcza, dyscyplina finansów publicznych.

5. Co może rodzić problemy – obszary ryzyka i typowe wątpliwości

• Forma dokumentowa i zamówienia e-mailem – ustalenie, czy i kiedy w ogóle doszło do zawarcia umowy (najczęstsze źródło sporów).
• Granice pojęć „zamówienie” i „wykonawca” – kiedy dana czynność mieści się w obowiązku, a kiedy nie.
• Odpłatność nieoczywista – barter, , świadczenia wzajemne.
• Ustalanie wartości umowy – bez VAT, opcje, wznowienia, umowy bez kwoty, wieloletnie, bezterminowe, waluta obca.
• Umowy o pracę z własnymi pracownikami
• Data graniczna 1 lipca 2026 r. – umowy zawarte przed i po tej dacie; aneksy do umów „starych”.
• Zakupy rozproszone (faktury, paragony) realizowane w różnych komórkach – ryzyko pominięcia umowy.
• Anonimizacja i wyłączenia – co ujawnić, a co wyłączyć (dane osobowe, tajemnice, informacje niejawne).
• Terminowość przy dużej liczbie umów – obieg dokumentów; ryzyko uchybienia terminowi.
• Aktualizacje cyklu życia umowy – przeoczenie aneksu, rozwiązania, wypowiedzenia lub wygaśnięcia.
• Kwestie techniczne – logowanie , prawidłowe role i uprawnienia, ciągłość obsługi przy nieobecności osób.
• Relacja rejestr wewnętrzny ↔ CRU – ryzyko rozjazdu danych między rejestrami.

6. Omówienie przykładowych wpisów, błędów, praktyk i wątpliwości.

7. Dyskusja, kazusy uczestników i odpowiedzi na pytania. Wspólne rozwiązywanie realnych wątpliwości i kwalifikacja nietypowych umów z bieżącej praktyki jednostek.

Zwolnione z VAT w przypadku szkoleń podnoszących kwalifikacje pracowników JST oraz ich jednostek organizacyjnych oraz finansowania szkolenia w co najmniej 70% ze środków publicznych.

Prosimy o przesyłanie karty zgłoszenia do 26 października 2026 r. mailem na adres: centrum@frdl.szczecin.pl

W kwestiach związanych ze wstąpieniem do Forum Sekretarzy Województwa Zachodniopomorskiego prosimy kontaktować się z Koordynatorem Forum: Andrzejem Pożyczką, tel. 725 302 319

Zapraszamy do udziału!